文秘岗位职责与文秘工作与档案管理制度合集.docVIP

文秘岗位职责与文秘工作与档案管理制度合集 文秘岗位职责 文秘岗位职责 所在部门：办公室 直接上级：办公室主任 本职：负责公司内、外部文书处理，协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录，协助办公室主任做公司的接待工作，协助办公室主任做好其它各项工作。 职责与工作任务： 1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签；负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。 2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理；负责会议场所的安排与布置；负责会议的服务工作及相关活动的安排；负责会议相关资料的编印。 3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作；协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。 5、协助档案管理员做好档案管理工作。 6、完成办公室主任交办的其它各项工作。 权力和责任： 权力： 相关文书的起草权 考核指标： 文书起草、会议记录完成质量及完整性 文书收发的及时性、准确性 考勤、服从安排、遵守制度 其他专业知识技能 5 文秘工作与档案管理制度 为规范我局公文处理工作，提高办公室办事效率和质量，根据《黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则》，制定本制度。 一、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 二、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 三、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 四、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。 五、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。 六、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。 七、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。 八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。 九、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。 十、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 十一、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。 十二、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。 十三、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。 十四、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。 十五、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。 十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。 十七、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。 十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。 十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。二十、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。 二十一、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。 1