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深圳德信诚经济咨询有限公司 文件名稱：文件與資料管制程序 文件編號：2－管理－02 制訂部門：管理部 制訂日期：2000年3月28日 頁 數： 會簽部門： 部門 總經理 管理代表 業務 管理部 工務部 品保部 製造部 編號 1 2 3 4 5 6 7 8 會簽 文 件 制 修 訂 記 錄 NO 發行日期 修訂申請書編號 制修訂內容 修訂頁次 版本 1 新 訂 1.0 2 3 4 5 6 7 8 核 准 審 查 制 訂 深圳德信诚经济咨询有限公司 文件名稱 文件與資料管制程序 文件編號 2-管理-01 修訂日期 版 本 01 頁 次 PAGE 7/ NUMPAGES 14 1.目的： 為品質系統所使用文件迅速、正確，以確保各相關單位能適時獲得適當且有效之新文件，避免不適用文件與資料誤用。 2.範圍： 適用於本公司全體品質系統有關文件皆屬之(圖面/技術資料除外)。 3.權責： 3. 1 文件制定、修訂及廢止之核准。 品質手冊…………總經理。 作業程序書………管理代表。 支援文件…………「部」級主管核准。 表 單…………依附程序書、支援文件處理。 3. 2 文件之審核：相關單位會審，制訂部門主管審核。 3. 3 文件之分發、收回、銷毀及管制：文件管制中心。 4.定義：本公司文件系統架構區分如下： 4. 1 品質手冊：敘述公司方針與政策之文件。 4. 2 作業程序書：與ISO9002標準要項相關之所需程序文件……等。 4. 3 支援文件：作業標準、操作手冊、檢驗標準規範、規範辦法……等。 4. 4 表單記錄、矯正記錄、測試記錄 / 報告、圖表．．．等。 5.作業內容： 5.1 文件管制作業流程（附表一）。 5.2 文件編號系統：各類文件之制訂、修訂均需由文控中心依文件編碼系統編號管理。 5.2.1 文件編碼原則： □－□□－□□ 流水號 單位別 文件類別 單位別：管理課、資材課、工程課、品管課、制造課 文件類別：系統文件－1 程序文件－2 標準類－3 表單－4 5.2.2 版本之制訂：第一次制定為第一版，以01表示，修訂版本時代碼遞增，即01?02?03?04…。 5.3 文件制訂、修訂、廢止作業： 5.3.1 文件制訂作業：視業務需要及組織任務，由適當單位指定專人，以各類文件標準格式擬訂，經相關單位會簽及送管理代表審查無異議後，按文件編碼系統編號並註明文件分發單位，呈權責人員核准後後頒佈發行；文件會簽、審查、核准等階段，若有任何異議由原擬案單位修改之，必要時得召開會議研擬辦法。 5.3.2 5.3.3 5.3.3.1 5.3.3.2 5.4 文件分發、收回作業： 5.4.1 經頒佈發行之文件、表單，應由文控中心以“文件總覽表”、“表單總覽表”列帳管理，並影印適當份數加蓋“文件發行章”（附日期）後，依擬案單位所擬之文件分發給相關單位，並請收文單位於“文件分發/回收記錄表”上簽名，但原稿不須加蓋“文件發行章”。 5.4.2 各式表單可直接影印使用(“文件發行章”可蓋在背面). 5.4.3修訂及廢止時，應由文控中心依分發記錄回收舊版文件，回收時應注意數量及內容之完整性，並於“文件分發/回收記錄表”上簽名；抽換時以修訂及廢止頁數更換，全數更換時以版本制定5.2.2作業之。 5.4.4發行章上面再加蓋分發別數字,以利單位文件區別。 5.4.5 修訂廢止時,舊版失效文件應於新版文件頒佈發行後即刻收回。 5.4.6 對外文件之分發，得由適當對外部單位代簽收，失效或作廢文件則不予回收。 5.5 文件保存、銷毀作業： 5.5.1 各文件類別之保存 經核定頒佈發行文件由接收單位自行保存,原稿由文控中心保管。 對外文件由與外部接洽各主辦單位保管。 舊版文件廢止回收時，文控中心需註記回收情形，各單位不得保有舊版文件，但文控中心須對前次版本變更予以保存並加蓋“作廢章”，與有效文件分開保存。 5.5.2 文件銷毀作業 5.5.2.1自各單位回收之舊版文件由文控中心銷毀（文控中心需保留原案文件）。 5.5.2.2逾保存期限之資料、記錄、由保管單位自行銷毀。 5.6 文件之檔案管理： 5.6.1 現場使用之文件須放置於作業場所。 5.6.2 非現場使用之文件須由各使用單位，指派專人自行集中管理。 5.6.3 文件若發現有缺頁、模糊、毀損時，應填寫“文件申請表”，經 單位主管審核，管理代表核准後，向文控中心申請補發，但已損毀、遺失之文件及遺失尋獲之文件應繳還文控中心。 5.6.4 文件分發數量不夠時，使用單位主管應填寫“文件申請表”，經核准後，交文控中心，依文件分發、回收作業程序辦理。 6.相關文