总务工分工职掌.docVIP

總務工作分工職掌 總務主任 壹、與各處室研商共同提出校務發展計畫 貳、研擬總務工作年度計畫 參、研擬總務章則 肆、督導總務處各項業務 伍、辦理教育經費使用績效評鑑 陸、主辦員工福利管理 柒、主辦事務工作檢核 捌、擔任防火管理人製作並提報本校消防防護計畫書 玖、主辦自衛消防編組訓練 拾、主辦民防團常年訓練工作 拾壹、採購案件審核 拾貳、營建工程全般狀況運行掌握 拾參、主辦天然災害民眾緊急安置工作研討 拾肆、彙整下年度資本門概算編列 拾伍、校務評鑑 拾陸、規劃校園環境美化綠化 拾柒、規劃協調校園設施及空間運用 拾捌、總務處職員、校警、技工、工友之督導、訓練與考核 拾玖、主持處務會議、校警技工工友會議、勞資會議 貳拾、主辦內部控制 拾參、主辦校園安全管理 拾肆、各處室活動支援事項 文書組 壹、文書管理部分： 一、各項文書處理程序之建立與效率之提昇。 二、文書單位應備簿冊之建立。 三、負責全校總收發文。 四、文書處理分層負責之執行與推動。 五、文書革新與工作簡化。 六、公文時效管制制度之建立與推行。 七、文書稽催定期辦理。 八、嚴格執行文書保密。 九、文書單位，高效事務機具之爭取與設置。 十、文書用紙標準化。 十一、必要之文書用具之準備。 十二、辦理文書作業講習（電子公文之推動）。 貳、檔案管理部分： 一、訂定適切分類表。 二、點收、整理、編號、登記、入檔、檢檔等作業流程迅速確實。 三、明定保管年限及檔案之存廢。 四、如期辦理銷燬。 五、檔案庫房設置與管理。 六、收檔、調檔、歸檔及銷燬等資料統計。 七、嚴格執行檔案之保密。 八、建立符合標準之管理設備。 九、檔案保管及整理。 十、電子公文目錄每季如期建檔彙送國家檔案局。 十一、學校歷年來公文資料回溯建檔，彙送國家檔案局。 參、內部控制： 一、會同各處室各項標準作業流程之建立。 二、內部管理之檢核。 三、會同會計室辦理內部審核。? 肆、學校公關： 一、建立寬廣之學校社會資源系統。含學區各主要機關學校、公營單位、媒體聯絡、上級長官、民意代表、里辦公室等聯絡網路之建立。 二、校內同仁婚喪喜慶人之常情之處理。 三、校際喜慶函帖之往來。 伍、其他： 一、典守學校印信。 二、信件、包裹、傳真收發。 三、市府公報彙整與管理。 四、全校性會議、校務會議及行政會報之紀錄。 五、學校大事記之記載及校史管理。 六、校長交接彙辦。 七、印信之製發、換發、補發及廢置的申請與回報。 八、不屬各處室之公文的處理。 九、檔案室管理。 十、行政人員交接清冊彙整存查。 事務組 壹、工友管理部分： 一、適當分配工友工作。 二、維持符合規定之工友人數。 三、循法令規定，僱用工友。 四、規定工友工作時間。 五、辦理工友訓練。 六、提昇工友服務品質。 七、嚴格管理工友請假。 八、如要解僱工友，一切循法定程序辦理。 九、按照規定辦理工友考核。 十、依勞基法規定定期召開勞資會議。 貳、安全管理部分： 一、健全警衛機關或防護團之組織，使能於緊急時迅速集合。 二、各種安全防護工作，依照規定實施。 三、消防救護器材及防火、防盜設備，敷用維持在使用時效之內。 四、消防及救護訓練與演習，定期實施。 五、假日值班，委託保全辦理。 六、嚴密門禁，人員出入加強管理。 七、與本地有關安全防護機構，如警察機關及衛生單位等，經常保持聯繫。 八、校園安全監控系統之建立與維護。 九、依建築法規定辦理建物公共安檢並向建管處申報。 十、依消防法規定辦理消防安檢並向消防單位申報。 參、物品管理部分： 一、各類非消耗性物品之使用期限，有詳細規定。 二、根據實際需要採購物品，手續簡化完整。 三、物品驗收，依照規定手續辦理。 四、庫存物品，每月盤點帳物相符。 五、庫存物品分類，放置整齊。 六、物品之核發，按照領用標準及程序，切實執行。 七、確實辦理物品登記。 八、物品擺放適當儲藏處所。 九、廢品依規定辦理報廢。 肆、財產管理部分： 一、財產管理，按時登記；實際保管及使用之財產，與會計單位之帳目核對相符。 二、財產增減表，每月、季、年依時造送。 三、按照規定手續辦理財產之購置及營造，產權證件齊全完整。 四、辦理財產責任簽認手續齊全。 五、出租或租用之財產訂立契約以保障學校權益，出借或借用之財產要求填寫借據備查。 六、財產之盤點，每年依期舉行，盤盈或盤虧之財產，查明情由依照規定辦理。 七、廢舊不用之財產，及時處置或利用。 八、財產之保養狀況，依期檢查，損壞之財產及時整修或報廢。 九、財產之變賣，按照規定手續辦理。 十、財產應付之稅捐，按期繳納。 伍、宿舍管理部分： 一、宿舍之借用，訂定標準，並按照標準公平辦理。 二、宿舍設備，有一定標準，並按照標準實施。 三、宿舍檢修，按照程序執行，嚴格審核，控制預算。 四、臨時及緊急保養工程，按照規定辦理。 五、有關宿舍事務之各種表