第18章 数据分析及管理.pptVIP

数据分析与管理 学习目标 EXCEL在数据组织、数据管理、数据计算、数据分析等方面都具有非常强大的功能。财务人员可以使用它在数据库管理方面的特性进行财务分析和统计分析；管理人员也可以用它进行管理分析等操作。 本章重点 数据排序 数据筛选 分类汇总 18.1 数据库规范 数据库是以相同结构存储在存储设备上的数据集合，如工资表、进货单、财务报表等。如果工作表中的数据合乎数据库规范，那么就可以将数据工作表作为数据库进行处理。 18.2 数据排序 在工作表数据库，即数据清单中，可以按照记录的单位对数据进行排序。在对数据记录进行排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列或单元格。排序时可按单个字段也可按多个字段进行排序。 18.2.1 对单个字段排序 按照单个字段进行排序的具体操作方法是：选择排序列中的任意单元格，根据具体情况可执行以下操作。 若按升序排序，则选择“数据”选项卡，然后单击“排序和筛选”选项组中的“升序”按钮 。 若按降序排序，则单击“排序和筛选”选项组中的“降序”按钮。 18.2.2 对多个字段排序 如果对排序的要求比较高，即需对多个字段进行排序，可以通过“排序”对话框对排序条件进行设置。 1.列向排序：通常情况下，数据记录的方向是由上至下的，即数据记录的方向为列向，一般较常使用的排序方向也是列向。 2. 行向排序：如果不想对数据记录按列向排列，而只想对记录按行方向进行排序，即对同一行的各数据进行排序，这时可以按行方向对数据记录进行排序。 18.2.3 默认排序次序 在Excel中，除了可以对数值进行排序外，也可以对文本、日期、逻辑等字段进行排序，这些排序的方法是按照一定的顺序进行的。在默认情况下，Excel将按照顺序进行升序排列，并使用相反的顺序进行降序排列。 18.2.4 自定义序列 选择“开始”选项卡，然后单击“编辑”选项组中的“排序和筛选”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义排序”命令。 在打开的“排序”对话框中单击“次序”下拉按钮，在弹出的列表中选择“自定义序列”命令，在打开的“自定义序列”对话框中输入自定义的序列，在输入的序列之间按下Enter键进行分隔，然后单击“添加”按钮。 在“自定义序列”对话框中单击“确定”按钮，即可创建新的序列，并在“排序”对话框中的“次序”列表中显示自定义的序列。 18.3 数据筛选 若要将符合一定条件的数据记录显示或放置在一起，可以使用Excel提供的数据筛选功能，按一定的条件对数据记录进行筛选。使用数据筛选功能可以从庞大的数据中选择某些符合条件的数据，并隐藏无用的数据，从而减少数据量，易于查看。 Excel提供了两种数据筛选方式，即用于简单筛选的“自动筛选”和进行复杂筛选的“高级筛选”。 18.3.1 自动筛选 在进行筛选的数据清单中选择任意单元格，然后选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”选项组中的“筛选”按钮，这时在数据标题行字段的右边将出现下拉按钮，单击标题行字段的下拉按钮，会弹出相应的下拉菜单，在列表中可对数据进行各种方式的自动筛选，例如，单击“总分”标题右方的下拉按钮，然后选择“数字筛选”→ “10个最大的值”命令。 在打开的“自动筛选前10个”对话框中设置最大的项数在“自动筛选前10个”对话框中单击“确定”按钮，即可自动筛选出总分最大的5个项目。 18.3.2 自定义自动筛选 用户可以在创建筛选功能后，进行自定义自动筛选设置。单击标题字段的下拉按钮，选择“自定义筛选”命令，打开“自定义自动筛选方式”对话框，在该对话框中可以设置按照多个条件进行筛选。 18.3.3 高级筛选 在实际应用中，当涉及到复杂的筛选条件时，通过“自动筛选”功能往往不能满足筛选需求的，这时，用户可以使用高级筛选功能，设置多个条件对数据进行筛选操作。 在执行数据记录的高级筛选之前，需要设定筛选条件。可以通过输入或复制的方式，在工作表单元格中设定需要的筛选条件；高级筛选条件可以包括单列中的多个字符、多列中的多个条件和通过公式结果生成的条件。 18.3.4 取消筛选 当用户不需要对数据进行筛选时，可以取消工作表的筛选，取消自动筛选和高级筛选的操作如下。 取消自动筛选：选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”选项组中的“筛选”按钮。 取消高级筛选：选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”选项组中的“清除”按钮。 18.4 分类汇总 在数据管理过程中，有时需要进行数据统计汇总工作，以便用户进行决策判断。这时可以使用Excel提供的分类汇总功能完成这项工作。 汇总是指对数据库中的某列数据进行求和、求平均值、求最大值、最小值等计算。分类汇总是指根据数据库中的某一列数据将所有记录分类，然后对每一类记录进行分类汇总。 18.4.1 创建分类汇总 在数据清单中，以要分类列