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基于人事档案数字化管理对策研究 　　【摘 要】本文针对人事档案信息数字化管理中所面临的诸多问题，从合理选择人事档案信息数字化管理的载体、加强人事档案信息数字化管理的安全性、选择适合人事档案信息数字化管理的操作系统、提升人事档案管理队伍人员素质等四个方面对策加以阐述。 　　【关键词】人事档案；数字化；管理 　　【中图分类号】C270【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0452-01 　　0.引言 　　人事档案作为组织人才信息的重要载体，它不仅是组织对一个人进行全面考察和了解的重要参考依据，也是记载一个人经历的准确完整信息。随着现代信息技术的广泛应用，使人事档案信息数字化管理得到了极大的便利条件的同时，也提出了诸多问题和挑战。 　　一、人事档案数字化管理面临的问题 　　1.人事档案信息安全性容易受到威胁 　　在信息化条件下，虽然人事档案信息管理便利性得到了较为明显的体现，但是其信息安全性同时受到了一定的威胁。第一，人事档案信息管理人员自身素质不高，其安全意识和保密意识较弱，特别是对于一些向公众进行发布的信息缺少严格审查和管理，在缺少计算机安全知识和网络安全知识的情况下，操作人员的信息管理操作程序不规范，数据备份不及时；第二，由于在现代网络技术中，电脑病毒横行，或者是一些黑客对信息管理系统的恶意攻击。 　　2.人事档案信息保管环境较为严格 　　在传统人事档案信息保管过程中，主要是以纸质材料的保管为主，随着现代科学技术的发展，纸质档案材料保管技术也越来越成熟，其保管环境已经得到突破性的发展。但是，由于数字化人事档案信息主要是光盘或U 盘，而人事档案信息保存和使用的寿命也主要是取决于信息保存载体寿命的长短。 　　随着现代信息技术的快速发展，人事档案保管信息载体的更新换代速度也在不断加快，同时也带来了使用和保管不稳定的问题。而且，人事档案信息数字化保管中使用的光盘和 U 盘，其保存条件更为苛刻，保存环境要求更高，容易受到外来磁场、有害气体、灰尘、湿度、光线等外界干扰因素的影响，造成信息丢失等问题。 　　3.人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术更新换代较快 　　人事档案信息数字化管理的重要基础是其所依赖的配套设备、应用软件对数字信息转换程序、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。但是，随着现代科学技术更新换代速度的不断加快，计算机升级速度也随之提高，造成计算机软件和硬件系统之间可能出现不匹配的问题，可能产生存储在光盘和 U 盘上的信息出现无法读出，以及新的操作软件和原有操作软件无法有效转换等问题。 　　4.人事档案信息管理人员素质较低 　　在传统人事档案管理中，人员需要具备专业性的档案管理技术，即可胜任档案管理工作的要求，但是在现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息管理人员的素质提出了一个更高的要求。他们不仅仅是要具备一些专门的人事档案管理知识，而且还要具备掌握网络信息技术的技能，对一些专门的操作系统软件要求熟练掌握。 　　虽然我国有许多组织人事档案管理部门已经看到这种发展趋势，而且也补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍。但是，从总体上来看，我国人事档案信息数字化管理的专业技术人才较为缺乏，特别是对于那些既懂得人事档案管理专业知识，又懂得计算机网络技术和通讯技术的专业复合人才尤为缺乏。 　　5.人事档案信息真实性维护较为困难 　　人事档案信息数字化管理技术的发展对于人事档案管理来说，既带来了极大的便利，也对信息真实性的确认造成了极大的影响。因为传统人事档案信息的修改和复制都会留下较为明显的痕迹，容易进行辨认。然而，在信息化管理条件下，人事档案信息的修改、移动、复制和重新编辑等程序，都不容易留下痕迹，从而造成人事数字化档案在真实性方面难以得到有效体现和保持。 　　二、人事档案信息数字化管理完善对策 　　针对人事档案信息数字化管理中所面临的五个方面的问题，可以从以下几个方面采取措施，加以完善。 　　1. 选择适合人事档案信息数字化管理的操作系统 　　操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针软对件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，是否具有安全性；该系统在进行更新的时候，必须要安全可靠。操作系统在进行技术更新换代的时候会因为新的操作系统存在安全隐患而造成数据被窃取的可能；该系统必须具有系统仿真安全性。人事档案信息在进行数字化复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易所复制，从而确保该系统具有系统仿真性。 　　2. 合理选择人事档案信息数字化管理的载体