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对档案管理数字化建设几点思考 　　【摘 要】随着档案事业的快速发展以及信息化时代的到来，档案的利用率和价值也不断提高，但由于档案的数量剧增，档案管理工作也面临着更大的挑战，而档案管理数字化就成为了新的出路。本文对档案管理数字化建设的途径、内容及遇到的相关问题进行了探讨，为新时期档案管理工作提供帮助。 　　【关键词】档案；管理；数字化；建设；途径；问题 　　档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。 　　1.档案数字化建设的途径 　　单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。 　　2.档案数字化建设所包括的内容 　　档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，也包括各级各类档案馆的数字化建设。需要指出的是，无论是档案室的数字化建设，还是档案馆的数字化建设，都不仅仅是把过去形成的非数字档案转化为数字档案存储于计算机就能大功告成的。因为，档案数字化建设不仅是一个技术概念，而且是一个历史概念，是指为适应数字化时代的档案管理要求所应该做的所有工作和建设。这就至少应解决以下几个方面的问题：一是在数字化时代，电子文件的真实可靠性、法律地位、安全性怎样进行保障？二是在数字化时代，电子文件应该怎样归档移交、安全保管和提供利用？三是对过去形成的非数字档案应该怎样数字化？四是数字档案管理应该怎样联网？五是怎样通过网络对数字档案进行查询、利用、实现资源共享？等等。其中，有的问题应特别引起我们的重视。比如，电子文件的长期安全保存问题，由于计算机硬件、软件不断在发展变化，不要说上百年，就是十年八年以后，今天储存的电子档案就可能无法识读而成为“密码”，不仅破解困难，而且代价极高，成了实际上无法完成的工作。这就是说，计算机所记录和保存的信息，随着时间的推移将可能全部丢失。正因如此，国家档案局明确提出，对电子档案实行双轨制管理，即纸张载体和电子档案同时保存。因此，在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案；二是电子文件（档案）的非数字化过程，即把已经生成的电子文件（档案）及时输出打印为纸质文件（档案）存档。而这后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题，即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中，比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电子档案；另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。 　　当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆有档案馆的工作，它既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管理的要求，一方面要接收档案室移交的纸质档案及其它非数字档案，另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案怎么接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆；还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。这是档案数字化建设的重要内容之一。 　　此外，档案数字化建设绝不仅仅是将