以群组名称公文制作及电子发文相关作业流程图.DOC

PAGE 2 -正副本受文者以群組方式製作及發文作業說明　　本府公文製作系統於正副本受文者欄提供常用機關群組輸入功能，即將本府各機關學校予以分類後提供多種機關群組組合方式，如：臺北市政府各機關學校、臺北市政府各一級機關、臺北市政府各一級機關暨區公所、臺北市政府各二級機關等。以機關群組方式發文，可縮短承辦人公文製作受文者欄位之處理時間與資料輸入之正確性，並可減少函（稿）公文紙張使用，並於電子發文時有效提昇傳輸交換效率。　　茲將其公文製作及發文處理作業應注意事項及系統操作畫面說明如下：壹、群組輸入方式：　一、自行輸入：　　　請於正副本受文者輸入區自行登打機關群組名稱，可輸入多個群組名稱。系統操作畫面如下圖： 步驟1：於【輸入區】輸入機關群組名稱後，按新增一筆按鈕。步驟2：出現是否展開群組單位之對話窗時，請選擇 否 按鈕。【注意：切勿選擇展開群組】步驟3：檢查機關群組名稱是否輸入正確。【注意：輸入正確時，則對應通訊錄名稱欄應顯示正確之名稱，交換欄應顯示「G」；如未能正確顯示時，則表示名稱輸入有誤。】群組名稱輸入有誤群組群組名稱輸入有誤群組名稱輸入正確時，應顯示通訊錄之對應情形，且交換方式為「G」。　二、點選輸入：　　　使用公文製作系統提供之常用機關功能，直接點選群組名稱。系統操作畫面如下圖： 步驟1：點選【常用機關】後，出現常用機關-網頁對話窗後，再選擇欲點選之群組名稱，按確定按鈕。