档案的提供利用服务ilxion.docVIP

PAGE 第六章 档案的提供利用服务第一节 档案的检索一、档案检索工作概述 (一)档案检索的含义 档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，根据利用者的实际需要，方便及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。 从这个定义可以看出，档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具的过程;档案信 息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图7-1-1所示。(二)档案检索的内容 档案的检索工作包括档案信息的提取存储和检索查找两个方面的内容。 1.档案信息的存储档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是：首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，每份文件或每个案卷经过描述后，成为一条记录或一个条目，然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机，建立计算机检索数据库，更方便快捷。 2.检索查找 这是档案信息的查找过程，根据利用者的要求，通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是：首先对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，然后综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。 (三)检索工