浅议规划与实施纸质档案数字化的重点、难点和对策.docVIP

浅议规划与实施纸质档案数字化的重点、难点和对策一责编:李娅————]——r一摘要:本文根据档案数字化工作实践,指出了规划与实施纸质档案数字化的重点,难点,并提出了应对措施和对策.关键词:档案数字化重点难点对策一,概述纸质档案资料数字化是指通过计算机技术将档案原件进行扫描录入,将纸质文档资料转化为电子文档资料保存,利用的过程.档案数字化是时代发展的要求,也是档案事业的发展方向.从全国范围看,有的地区档案数字化工作已经开展了近1O年的时间,但多数起步较晚,有的刚起步,有的还未起步.讨论和研究档案数字化工作中的重点,难点问题,对于档案数字化实践可以起到参考借鉴作用.纸质档案数字化的规划与实施需要考虑的问题,因素比较多,基于档案数字化加工的实践,并借鉴了国内档案界学者及档案工作者的研究成果,笔者认为,档案安全,数字化对象的选择,档案数字化的标准设定,档案数字化的质量控制及数字化加工的硬件环境建设,是规划与实施档案数字化的重点,难点,笔者同时提出了解决这些重点,难点问题的建议性对策.二,规划和实施纸质档案数字化过程中的重点,难点(一)档案安全问题档案安全是档案工作永恒的主题,是档案工作的生命线和底线,是档案部门的基本任务和第一要务.档案安全是档案数字化过程中最重要的工作内容之一,它的重要性高于档案数字化的数据质量.档案数字化过程的安全问题包含档案的实体安全和信息安全.由于从事档案数字化加工的人员的复杂性和数字档案信息的可复制性,给档案的安全管理带来了一定的难度.(二)档案管理系统及网络系统的性能从部分单位档案数字化加工的实践看,档案管理系统及网络系统的性能显得十分重要.在实践中,存在图片数据挂接不能多用户同时挂接,挂接后有标志无图像或无标志有图像,挂接后图像丢失,挂接图像传输速度慢,调看图像速度过慢等现象,严重影响了档案数字化加工的速度,也对数字化后的档案查阅利用产生影响.(三)档案数字化对象的确定由于受到人力,物力等因素的限制,档案数字化加工不可能一次将所有馆藏档案全部数字化,这就存在如何确定档案数字化加工的先后顺序和加工内容的问题.(四)扫描色彩模式,图像存储格式,分辨率选择档案数字化加工的扫描色彩模式,图像存储格式,分辨率选择,直接关系到档案数字化成果的质量,关系到数字化成果的可利用程度,但是,到目前为止,还没有一个统一的标准.(五)档案数字化的质量控制档案数字化是否成功,取决于档案数字化成果的质量.,i麓盎建霞0l,￡S懿镌璐l§￡囊豫业务探索档案数字化的质量包括:页码编写是否正确,目录着录是否正确完整,档案扫描图像的格式及分辨率等是否符合要求,图像的去污纠偏等是否符合规定,数据挂接是否准确,档案装订是否规范等,如果所有这些质量参数达到规定要求,就说明数字化工作是成功的,否则,就是做无用功.(六)承担档案数字化加工的公司的相对稳定对于档案数字化业务外包的单位而言,如果加工人员变动频繁,将对档案安全及数据质量及anT进度产生影响.三,对策(一)档案数字化加工过程中的档案安全问题1.auT场所建设.在规划建设档案数字化加工场所的时候,一要考虑网络的安全,网络建设要符合保密安全要求:二要对加工用的计算机设备采取相应措施,防止档案数据被非法拷贝:三要对anT场所进行全方位监控;四要将工作区与休息区分开,禁止将非加工用具,物品,设备带入aDT区.2.软件建设.一是建立健全档案实体安全管理及信息安全管理的规章制度,并严格执行.如档案调归卷制度,档案数字化加工场所现场管理制度等.二是加强加工公司员工的安全,保密培训,提高他们的安全保密意识,实行持证上岗.如云南省档案局与云南省保密局共同举办保密知识培训班,对局馆职工及公司员工进行保密知识培训,考试合格,颁发涉密岗位资格证,此方法对于提高员工的安全保密意识效果十分明显.三是层层签订保密协议,实行安全保密终身责任制.3建立aUT现场巡查制度,对加工过程进行不问断巡查监督,发现问题及时处理,并监督安全和保密制度的执行.4.一个加工项目完成验收后,在aUT设备撤离aDT场所前,要把在anT过程中存储过档案数字化数据的计算机硬盘,移动硬盘,U盘等彻底销毁,以防止档案数据泄密.5.必须重视档案数字化完成后数字化成果的安全保管.一是要防止数据失窃,失密,二是要防止由于存储数据的载体保管不善,数据损毁,丢失.(二)档案管理系统及网络系统性能问题1.在选择档案管理系统软件时,应通过比较,优选性能稳定,方便查询,速度快,满足多用户数据挂接并发操作,目录插入自动排序,具有按不同要求对目录,图像进行统计等功能的档案管理软件,这对于档案数字化加工和档案数字化成果的利用都具有十分重要的意义.2在anT场所的网络建设方面,为保证大量图像的传输,要考虑千兆至桌面;在加工场所图像挂接计算机与服务器的连接,要考虑使用光纤连接,以