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浅议高校教学档案数字化管理存在问题及对策 　　[摘 要]随着高校教学改革的深化，信息技术的发展，传统的高校教学档案管理落后于目前实际需求。因此，本文结合院系教学档案管理实际，分析了高校档案信息资源管理过程中存在的各种问题，并针对问题提出了高校档案数字化管理的对策。 　　[关键词]高校；教学档案；档案数字化 　　一、教学档案在教学管理中的重要性 　　教学档案与教学管理是一种教学质量界面双向演化的互动过程。教学档案是在教育教学活动过程中自然形成的，具有形成的过程性与阶段性、构成的成套性、内容的专业性等特征。教学档案记录着高校教学、科研工作的历史过程，字里行间蕴涵着高校教学质量、学术水平和管理水平的真实信息，可以多视角地映射高校本科教学工作水平和全校师生的精神境界。它真实地反映学校各项教学改革与建设工作过程以及教学思想、教学方法和教学成果的原貌。 　　二、高校教学档案数字化管理中存在的问题 　　（一）教学档案的特点制约了档案数字化管理 　　高校走在信息化的前沿，但高校教学档案因其数量大、涉及面广，且具有连续性、周期性、专业性与通用性并存等特性，使其在信息化管理中还存在诸多问题，不利于高校教学档案的收集、整理和利用。教学档案相对于人事、科研、基建、会计等档案，在高校一直未受到相应的重视，这直接导致了其信息化建设的滞后。尽管教学档案本身多数已经实现了电子化，但在对其进行搜集、整理过程中，档案的规范性、完整性、真实性、准确性等无法得到确认。这主要是因为教学档案分布广，它分散在学校各职能部门，如招生就业处保留了学生招生就业相关的档案，二级学院的教学档案、学生成绩档案、奖惩记录又分别保留在教师、教学部门、学生工作部门三个地方。这种档案的管理模式使得档案的规范化、集约化管理受到挑战，信息化管理也无从下手。 　　（二）教学档案管理手段较落后 　　尽管各高校基本配备了性能良好的计算机等硬件设备，但是由于高校教学档案管理人员的技术水平较低，一些高校在教学档案管理方面还采用手工操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、整理和检索，在向相关部门上报档案材料时，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响教学档案管理工作的效率，而没有实现教学档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立了计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录，造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。加上教学档案信息的利用率普遍较低。教学档案信息化管理之后，授课教师可以通过网络的方式了解教学经验、内容、教学管理与质量等。但在实践中，教师利用教学档案次数很少，大部分老师依靠自身的经验进行教学，对利用教学档案进行教学创新的尝试较少，这也制约了教学档案的数字化进展。 　　三、加强教学档案管理系统的软硬件设施建设 　　加强教学档案管理系统的软硬件设施建设，我认为可以从整合教学档案资源、教学档案管理制度两个方面的软件建设着手，这样对于教学档案数字化“问渠那得清如许，为有源头活水来”才有基础，有了基础，万丈高楼平地起，数字化才有牢实的根基；加强教学档案管理系统的硬件设施建设，建立各类教学档案数据库，才能服务教学管理。 　　（一）整合教学档案资源 　　1、整合教学档案实体 　　整合教学档案实体，将分散在学校二级档案管理部门的教学档案按照保管期限进行整合，即永久和长期保存的教学档案全部纳入学校档案馆室，短期保存的教学档案留存二级学院档案管理。对数字化档案的整合要实现标准化、规范化，保证整合后教学档案资源的可用性和共享性。 　　2、整合教学档案人力资源，确保教学档案管理人员的稳定性 　　整合教学档案人力资源，尤其是各二级院系的兼职档案员，一般由教学秘书兼任，在确定教学秘书时，要责任心、使命感强，懂教学工作的人员，平时加强对他们的培训培养，学校要引入激励机制，定期考核确保其职称职务的晋升，这样才能在仕途上给其提供一个发展的平台，才能提高兼职档案员工作的积极性，提升他们的工作能力，从而保证院系教学档案工作的连续性和稳定性，为整合教学档案工作提供人力保证。 　　3、整合教学档案设备 　　在教学档案收集、整理和利用的各环节中，设备投入是必须的，设备的先进与否直接影响了档案工作效率和现代化建设程度，因此对教学档案管理设备的整合是非常必要的。各二级院系教学档案管理设备的配备水平不同，在整合过程中要突出重点，最大限度地满足教学档案管理的需求，促进各院系教学档案管理持续、健康发展。 　　（二）建立规范和完善的教学档案管理制度 　　教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定教学档案建设目标，确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。教学档案应采取集中分级管理相