档案管理系统使用指引.ppt

3.2 全文信息著录 点击“浏览” ，找到需要导入的文件。然后点击 “上传” 。 3.2 全文信息著录 上传后的表单 点击“提取内容”栏下对应的黄色的加号 （+）进行全文提取 3.2 全文信息著录 上传提取后的表单 如有附件，可重复上述步骤。需要注意的是，有附件的文件在著录文件信息时，在“附件题名/电子文件编号”栏一定要录入附件的题名。 3.2 全文信息著录 一份材料的全文信息著录完成 4. 修改著录信息 如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或案卷条目与“编辑”栏对应的按钮，打开表单进行修改，修改后保存即可。 5. 目录打印 档案著录完成后，需要打印卷内目录，一般打印3份。 5. 目录打印 点击“打印当前”栏，进入“目录打印”界面 5. 目录打印 选择“卷内目录” 点击“打印预览”，进入打印页面 注：如不能进入打印页面，可将“自动设置边距”栏前的“√”取消，再点击“打印预览”。 5. 目录打印 打印卷内文件目录 注：打印多页目录时，如果出现空白页，可将“文件”菜单中的“页面设置” 中的“上下左右”页边距修改成与“目录打印”界面右下方的边距一致就可。 6. 档案查询 各单位录入的各年文件，需要时均可通过“综合查询”栏查询。 6. 档案查询 档案馆咨询电话： 档案馆Q Q群号： 530793040 谢谢大家！ 档案管理系统使用手册 ——部门档案归档培训资料 重庆文理学院档案馆 潘澜月 2018年4月12日 档案管理系统使用 1.系统登录 2.修改个人信息 3.档案著录 4.修改著录信息 5.目录打印 6.档案查询 1. 系统登录 方法一：在WEB浏览器地址栏输入 9/ 方法二：进入档案馆网页，点击档案管理系统登录 1. 系统登录 输入用户名及密码 注：没有用户名和初始密码的单位可向我馆查询。 2. 修改个人信息 主要是用于使用系统的单位更改密码。 点击菜单栏“系统设置”按钮，进入系统设置管理界面。 2. 修改个人信息 点击“用户管理”进入“用户账户信息”界面。 逐项填写，并修改密码（密码要设6位以上），但不要修改用户名（以文化与传媒学院为例）。 3. 档案著录 3.1 文件级著录 3.2 全文信息著录 3. 档案著录--档案信息管理界面 点击“部门档案”左边的“+”进入下一步 3. 档案著录--档案信息管理界面 文书类档案点击 “文化与传媒学院”或右边的“打开” 进入录入界面 实物类档案点击“部门实物”或右边的“打开”进入录入界面 3. 1 文件著录 点击左边偏上点的“添加文件” 按钮打开录入表单 3.1 案卷录入表单 根据要求逐项录入 3.1 案卷录入表单--著录项目 “一级目录”：为门类·年度 ，在“重庆文理学院部门档案分类及档号一览表”中可查阅。 “二级目录”：为机构（部门二级分类号），在“重庆文理学院部门档案二级分类号简表”中可查阅。 “三级目录”：为保管期限，保管期限的代号分别是“永久”-“Y”，“定期30年”-“D30”，“定期10年”-“D10”。 3.1 文件录入表单--著录项目 “实体分类号”：由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为“JX·年度-WCXY1-Y ”、 “XZ·年度-XWB1-D30”、“年度-CK12-Y”等。实体分类号的字母要大写。 “件号”：即“文件件号”，如“1.0001，1.0002，…”。 注：由于每件档案的档号是由实体分类号、件号组成，所以这二项一定要仔细填写。 3.1 文件录入表单--著录项目 “保管期限”：分为“永久、30年、10年”三种，录入时根据盒内材料情况进行选择 “密级”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密”五种。一般大部分档案材料选择为“公开”，但对于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够密级，但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。 3.1 文件录入表单--著录项目 “正题名”：为文件题名。 “附注”：是在有必要对该文件作出注释时填写。 3.1 文件录入表单--著录项目 “第一责任者、其他责任者”：“第一责任者”即文件形成者，以材料上的公章为准；党政联合行文时，责任者的拟定应写党组织的名称。 “归档单位”：就是文件录入单位，一般情况第一责任者与归档单位是同一个。 3.1 文件录入表单--著录项目 “页数”：为本档案材料的实际页数，如有请示批