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浅谈提升电子档案管理水平措施 　　[摘 要]电子档案是高科技的成果，是人类社会得以持续发展的阶梯，它的影响是全方位的，因此，我们一定要严格遵循电子档案形成的客观规律，结合电子档案信息的特点，制定切实可行的电子管理制度，以达到采取有效措施不断提升电子档案管理不平的目的。 　　[关键词]电子档案管理；问题；措施 　　中图分类号：TD327.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0212-01 　　1 电子档案信息的特点 　　1.1 对软硬件设备的依赖性 　　电子档案信息对计算机网络软硬件设备的依赖性，主要表现在电子文件的形成和各种处理均在计算机等设备的支持下完成的。若离开了计算机等数字设备，电子档案将无法形成、保存和利用，也就无法实现信息资源的共享了。 　　1.2 内容、结构与存储载体的可分离性 　　电子档案信息内容、结构与存储载体的可分离性，主要体现在以下三个方面。一是电子档案信息的内容是以“数码序列”的形式存储，在利用时必须依赖于电子计算机软硬件平台将其内容还原显示；二是电子档案信息的物理结构与逻辑结构是相分离的。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变；三是电子档案信息存储载体的可分离性。这是指电子文件的存放位置不是固定的，是可以变化的。 　　1.3 易逝和不稳定性 　　由于电子文件是在计算机等数字设备中生成，并依赖其进行处理、储存和运行。因此，人们在制作、阅读、处理和传输过程中，任一环节的操作失误或软硬件设备出了问题，都有可能出现电子文件被损坏或丢失的情况。电子档案信息的易变性，通常表现为电子文件容易被人为更改。且修改过的电子档案难以识别被更改的痕迹。 　　1.4 非直读性 　　电子档案信息的非直读性主要体现在三个方面。― 是电子文件以数字编码形式记录于载体上，肉眼无法分辨；二是载体上记录信息的密度极大，电子文件信息的记录痕迹相对极小，人们用眼睛无法读懂其记录的内容；三是载体上的数字信息往往进行了压缩编码和加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。 　　2 当前档案管理的一些不足 　　2.1 在我国，大多数的档案馆都采用传统的完全以手工管理为主的方式进行档案管理工作。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。具体来说，有以下几方面的不足：一是档案管理手段太原始；二是档案管理的网络化意 　　识不强；三是档案管理的意识比较薄弱。 　　2.2 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。 　　2.3 档案工作缺乏制度化的管理程序。当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范；二是档案整理不规范；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范。 　　3 提高我国电子档案管理水平的措施 　　3.1 开发功能完善的电子档案管理系统 　　由于电子档案本身具有与纸质档案不同的技术特性，电子档案管理制度，管理标准以及管理方法上的要求最终都要依赖软件系统来实现，??此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。为确保电子档案管理系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求，确保电子档案的真实有效。 　　3.2 加强硬件系统的管理 　　要选择性能稳定功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温湿度条件；强化防磁设施的完善和维护；有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，并通过热备或机群等技术保证应用系统的正常运行；合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如双机数据热备、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，满足电子档案长期保存的需要。 　　3.3 确保网络环境的安全 　　制定和完善规章制度，加强权限管理，做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全，并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。 　　3.4 完善我国电子档案管理的法律法规体系 　　面对电子档案的发展现状，电子档案管理工作迫切需要理论上的指导，促进其实践工作，避免无章可循的现象。电子档案的管理是一项极其复杂的