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电子文件对档案业务管理工作影响及对策 　　摘要：随着科学技术的不断发展，计算机技术在各个领域的应用，对各行各业都产生一定的影响，档案专业也不例外。本文从以下几方面：纸质文件与电子文件、电子文件的特点、电子文件档案保存价值、电子文件对档案理论的影响及对策等方面加以论述。 　　关键词：电子文件 电子文件档案 特点 影响 对策 　　在当今高科技日益突飞猛进的时代，人们随着先进技术的产生和管理方式的改变，产生了大量的电子文件，而这些电子文件也将和纸质文件一样部分转变成为档案。笔者从事基层档案工作多年，也负责起草过纸质文件和电子文件，同时每年还指导过30多个单位的归档整理工作，深切地体会到利用电子文件比利用纸质文件要方便灵活得多，但是，方便的同时也为当今档案工作提出了新的挑战，它与纸质文件相比较随之出现了一系列新的问题，如易篡改、易泄密，对以往传统的档案学理论、档案整理方法、档案保管条件都提出了新的要求，直接对档案工作产生着深远的影响，促使档案工作向标准化、规范化迈进。以下我来浅谈一下电子文件对档案工作的影响及对策。 　　一、纸质文件与电子文件 　　传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件、纸质文件并存。电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。 　　二、电子文件特点 　　在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。具有以下特点： 　　1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。 　　2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。 　　3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。 　　4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 　　5、电子文件如果操作不慎很容易丢失。 　　6、电子文件保密性不强。在进行电子文件传送中，它是以强大的网络为载体的，如果不慎把文件传至网络，就在网上进行传播，就等于公布于众，只要上网查找就可以查到。 　　7、电子文件具有不确定性，在计算机操作系统中，读取后可以任意修改，修改前后就形成了不同的文件，有几个版本就有几个文件。为了文件的唯一性，电子文件必须和纸质文件一一对应，进行保存。 　　三、电子文件档案保存的价值 　　由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。 　　四、电子文件对档案理论的影响 　　1、对档案本质属性的影响 　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案？是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。 　　2、对档案来源原则的影响 　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。 　　3、对档案学理论研究内容的影响 　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。 　　五、应采取的对策