办公自动化第5章4.pptVIP

第五章 办公中的数据处理 5.1 数据库的基本概念 数据库概念 数据库就是按一定规律组织起来，保存在计算机中的数据集合。 数据库管理系统 目前较有影响的数据库管理系统有Micosoft SQL Server、ORACLE、INFORMIX、SYBASE、XBASE、ACCESS、FOXPRO等。 3. 几个名词 （1）数据清单 ：指的就是一个数据库。 Excel中允许一个工作表内保存多个数据库，但为了管理方便，最好在一个工作表中只放一个数据库，如果一定要放几个，那么各个数据库之间要有空行或空列分割。 （2）字段：“列”。每一列包含一种信息类型。每个字段都有一个字段名（列标题）。 （3）记录：一组字段值的集合构成一个记录，也就是表中的“行”。 5.2 用Excel数据库进行学生成绩处理 5.2.1 建立数据库工作表框架 注意：根据数据库遵循的原则，数据库标题不能和字段标题行直接相连，所以数据库标题输入到第1行，字段标题至少输入到第3行，而不能在第2行。 5.2.2 数据库表格的格式设置 数据库标题 —合并居中 字段标题 条件格式化设置 选中区域—格式—条件格式（最多3个） 底纹颜色间隔设置 边框设置 5.2.3 数据库中的有效性设置 选取区域——数据——有效性 （数据输入之前设置） 设置、输入信息、出错警告、输入法模式。 5.2.7 排序 排序的顺序 升序（1）数字从最小的负数到最大的正数； （2）空格排在最后； （3）汉字可以按字典（拼音）或笔画排序。 降序：空格在最后，其他相反。 一级字段排序 多级字段排序 5.2.8 筛 选 根据指定条件从众多数据中查找特定的记录，就是筛选操作，也称为检索、查询。 1. 自动筛选 2. 高级筛选 建立条件区域—光标插入该表 —数据／筛选／高级筛选 5.3 用Excel数据库进行产品销售汇总分析 5.3.1 数据的分类汇总 分类汇总定义 根据某一字段的字段值，先对记录进行分类；然后再对各类记录的数值字段分别进行统计。 2. 步骤 注意：分类汇总之前，应该先对数据库排序。 5.3.2 数据的透视分析 概念 数据透视表：是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表。它能从一个数据清单的特定字段中概括出信息，从而方便从各个角度查看、分析数据。 数据透视表的组成 7个部分：页字段、页字段项、数据字段、数据项、行字段、列字段、数据区域。 3. 创建数据透视表 4. 创建数据透视图 5. 制作数据透视报告 5.3.3 数据库表格的显示和打印输出 冻结窗格 页面设置 打印区域的选择 打印标题的选择 取消网格线 本章小结 数据库的基本概念； 数据库表格的条件格式化设置、有效性设置； 数据的排序、筛选、分类汇总。 * 5.2.4 数据输入 直接输入； 记录单输入 . 5.2.5 数据计算 高级筛选注意事项： 必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格不在一张工作表上；也可以在一个工作表，但必须与数据库间有空行隔开。 条件区域的字段名必须与数据库中完全一样，可以复制得到。 两个字段名下面的同一行中的各个条件间为“与”关系；不同行中的为“或”关系。 “复制到”指定左上角单元格即可。 *