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四级秘书会议管理会前筹备一、拟定会议议程、日程会议议程：是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。 会议日程：根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。1、会议议程的内容：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议； 闭幕式。2、会议日程的内容：根据议程逐日做出具体安排。3、会议议程和日程的作用：与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。4、 会议议程的制定程序（1）明确目标和参加者（06年11月）（2）安排各议程事项的时间（3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式： ① 典型的会议形式：自由讨论式 ② 头脑风暴式 ③ 团队列名方法 ④ 小型团队（5）决定会议决策的方式5、会议日程的编制方法；（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程。（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。6、会议议程和日程的区别： 议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。7、正确处理会议临时动议二、提供会议地点的备选方案1、会议地点选择的要求：（1）交通便利。（2）会场的大小应与会议规模相符。（3）场地要有良好的设备配制。（4）场地应不受外界干扰。（5）应考虑有无停车场所。（6）场地租借的成本必须合理。2、会议酒店的类型划分：按类型分：商务型、度假型。按地点分：位于市中心、位于市郊。3、工作程序（1）会议目的与形态（2）实质上的需求、与会者的期望（3）列出选择会议场地需求的工作清单： 所在地区情况会场的环境会议地点的设施（4）确定会议场地随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（5）对会议地点进行确认★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）（6）签订书面合同合同应包括的细节： ① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。 ② 确定保证的客房间数。 ③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。 ④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。 ⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。 = 6 \* GB3 ⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。 ⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。4、广泛收集会议地点的信息(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。(2) 只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。(3) 不要出于个人原因再次参观酒店。(4) 不要带家属同行参观。(5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。5、实地考察会议地点的注意事项三、布置会场和安排座次1、会场整体布局的要求：（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形， 大小方形的形式，以突出主持人和发言人。（4）小型会场要注意集中和方便。2、主席台的座次和场内座次3、工做程序：（1）会场整体布局安排确定会场形式； 合理拜访桌椅；布置附属性设备。★ 声像布置的内容。（06年11月）（2）主席台的座次和场内座次安排：主席台：（06年11月） ① 依职务高低和选举的结果安排座次。 ② 为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 ③ 主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。 ④ 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。其他人员座次：（06年11月） ① 小型会场： 一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 ② 中大型会场：横排法、竖排法、左后排列法四、发布会议信息1、会议信息的类型2、工作程序（1）传递会议通知信息（2）分发传递会议文件：环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。（06年11月） ★ 签到时发出的主要文件。（06年11月）（3）沟通传递会议有关情况3、发布会议信息前要进行报