论县级公立医院搞好档案管理前期工作策略.docVIP

论县级公立医院搞好档案管理前期工作策略 　　档案管理前提工作是搞好县级公立医院档案管理的重要前期性工作，它一般包括档案的收集、鉴定、分类、归档、整理、保管、查询、利用、修裱，等等。本文着重就公立医院档案管理前期工作存在的问题和对策略进行简单论述。 　　一、县级公立医院档案管理前期工作存在的主要问题 　　近几年，对我县县级公立医院的档案管理前期工作情况进行了详细调查研究，从中来看，档案管理的前期工作存在较大差距。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号、一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，即使有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是少部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如：有的按时间组卷，有的按职能部门管辖权限组卷，有的按文种组卷；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷，有的……。总之，县级公立医院档案馆建院时间越长，院藏档案量越大，存在的类似问题也就越严重。 　　从以上情况来看，我县公立医院档案管理的前期性工作还存在一问题和不足，目前还需要尽快地、科学地解决这些问题，为实现公立医院档案管理的规范化、现代化打下坚实的基础。 　　二、创新思维，科学规范，提高档案管理前期工作水平 　　提高档案管理的标准化、规范化水平，就必须严格要求，一招规范程序，切实做好县级公立医院档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的前期性基础工作。 　　（一）普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的公立医院档案由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 　　（二）组合案卷，严格规范。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，比如：医院基建档案、病历档案、政工档案、有关活动档案，等等。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案收藏、科学保管，而且可提高实行电子化档案管理后的利用效率。 　　（三）结合实际，规范著录。著录是实行计算机信息化管理的一项重要前期工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。《档案著录规则》（1986年国家颁布）是规范著录工作的最基本依据。但是，由于各个县级管理医院的档案存储条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个县级公立医院档案管理机构应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求，制定出适合本院著录工作的著录细则，起到提高前期工作水平的作用，并对县级公立医院实行档案计算机信息化管理工很大的促进。 　　（四）统一分类，检索高效。计算机检索的显著优势就是能够满足人们同类性检索的需要。为了确保检索的完整性，县级公立医院档案在分类过程中，要根据县级医院工作的特殊性制定分类细则，然后进行合理分类。一般可分为：病例档案、影响档案、药类档案、学术档案、政工人事档案、文书档案、科研档案、设备档案，等等。每类档案，用一个固定拼音字母代替。例如“病历档案”涉及的相关部门较多，我们就统一归入“B”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识或用分类号，如B-1、B-2……加以区分。另外，在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理，便于人工或计算机查找。 　　（五）规范题名，准确检索。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。显然，档案查阅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：一是填写题名项过程中要规范机构简称。尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生，如平昌县人民医院简称为简称为县人民医院而不能都简称为县医院；二是要统一题名中应具备的要素。要结合计算机检索需要，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。三是要统一文种。题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率，所以要根据公文发文有关规定，凡是需要批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”，等等。这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。 　　（六