计算机实用技术4.1使用Excel制作会计凭证.ppt

第4章 Excel 2003 高级运用 4.1 使用Excel 制作会计凭证 4.2 制作会计明细账 4.3 利用Excel建立投资决策模型 4.4 Excel 2003实战技巧 4.1 使用Excel制作会计凭证 4.1.1制作会计凭证表格格式 制作要求 使用Excel制作会计凭证时，很多情况下，凭证表格的格式都非常的类似，因此，可以通过新建模板，每次在模板的基础进行一定的修改即可减少相当大的工作量。下面介绍如何制作凭证表格。 实例演示 （1） （1）选中E2:12单元格区域，然后在工具栏上单击“合并单元格”命令。如下图所示。 实例演示 （2） （2）在E2单元格中输入“记账凭证”，形成如下图所示的工作表，并对字体的颜色等属性进行设置，具体样式如下图所示。 宏的使用 （1） 在此，我们利用宏来设置字体的属性。具体步骤如下： （1）选择“工具”选项卡下的“录制新宏”按钮。 （2）在“宏名”文本框中输入宏名，接着设置宏的快捷键，单击“保存在”下拉列表框右侧的下三角按钮，选择宏的保存位置。为了方便了解每个宏的功能，可以在“说明”文本框中输入对该宏的描述。 宏的使用 （2） （3）单击“确定” 按钮，开始录制宏。这里按照对宏的说明来录制宏。选择“格式”选项卡下的“单元格”，弹出“单元格格式”对话框，选择字体选项卡，在“字体”中选择宋体，“字号”选择14号，“颜色”为黑色，如下图所示，最后单击“确定”按钮。 宏的使用 （3） 宏的使用 （4） （4）返回工作表窗口，然后在工具栏选项卡中选择“居中”按钮，如左下图所示。 （5）当宏录制完毕后，在工具栏上单击“停止录制”按钮，如右下图所示。 宏的使用 （5） 当宏录制完毕之后，在对其他单元格设置属性时，只要按下Ctrl+Shift+D 就能方便的调整单元格中字体的属性。会计表格设计完成时，如下图所示： 宏的使用 （6） 提示：宏在调整大量的数据时非常有效，在此处可以不用使用宏方法，可以采用如下简便方法：除了记账凭证，先输入其他单元格，然后按Ctrl+A组合键，单击“格式”下的“单元格”，然后在弹出的对话框中设置相关的属性。 4.1.2 设计校验函数控制输入错误 制作要求 会计凭证表格中的数据如果出错，会导致连锁反应，造成会计账簿数据、会计报表数据出错，进而导致会计信息使用者做出错误的选择。因此，在会计凭证表格设计的时候，需要按照会计制度对表格中的一些参数的设置校验函数防止输入错误。 实例演示 （1） 将下列区域的单元格合并：C13:M13,C14:M14,C15:M15,C16:M16,C17:M17。 （1）按住鼠标左键，选中C13:M13单元格。 实例演示 （2） （2）单击工具栏上的“合并及居中”的按钮。 （3）C13:M13单元格合并完之后如下图所示。同理对其他单元格进行操作，得到如下图所示的结果。 实例演示 （3） （4）合并后的单元格设置如下的公式： IF(K6=0,,IF(M6=0,,注意：借方金额和贷款金额不能同时有数)) IF(K7=0,,IF(M7=0,,注意：借方金额和贷款金额不能同时有数)) IF(K8=0,,IF(M8=0,,注意：借方金额和贷款金额不能同时有数)) IF(K9=0,,IF(M9=0,,注意：借方金额和贷款金额不能同时有数)) IF(K10M10,“借方金额”不等于“贷款金额”,) 结果如下图所示，fx中显示了输入的公式。 实例演示 （4） 4.1.2 将会计凭证保存为模板文件 制作要求 Excel 模板是一个含有特定内容和格式的工作簿，用户可以将常用的格式、规则等事先以模板的形式保存，当需要时，只需调出，方便数据的录入及保证数据的一致性。 实例演示 （1） （1）选择“开始”| “另存为”命令。 （2）在弹出“另存为”对话框中，然后在“文件名”下拉列表中输入模板的名称，接着在“保存类型”下拉列表中选择“模板”选项，在单击“保存”按钮，即可将模板保存到默认文件中，如下图所示。 4.1.3 使用会计凭证 打开模板 （1）运行Excel 2003，然后选择“文件”|“打开”命令。 （2）弹出“打开”对话框，然后选择要打开的模板，然后单击“打开”按钮。 保护模板 （1） （1）由于Excel 2003中默认的是锁定所有的单元格，在进行下列操作之前要将所有单元格的锁定取消，然后在进行下列的步骤。按住Ctrl+A全选所有单元格，然后选择“格式”|“单元格”。 保护模板 （2） （2）弹出“单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消“锁定”复选框，最后单击“确定”按钮，完成设置。 保护模板 （3） （3）完成上面的步骤之后，按住Ctrl键选择所要保护的单元格，然后右击，在弹出的对话框中选择“设置单元格格式”命令。