海珠区档案馆纸质档案数字化前处理与加工工作规范.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT 1 海珠区档案馆纸质档案数字化前处理和加工工作规范 为确保海珠区档案馆纸质档案数字化工作的完整性、规范性、可操作性，提高档案数字化的工作质量，达到保护档案和高效利用的目标，根据《档案馆工作通则》、《纸质档案数字化技术规范》（国标DA/T 31—2005）、《国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知》（档办发〔2014〕7号）、《广州市国家保密局 广州市档案局关于印发加强和规范广州市档案保密管理工作的指导意见的通知》（穗密局〔2014〕17号）和国家有关档案业务标准，结合本馆实际，特制定本工作规范。 一、纸质档案数字化前处理 在档案数字化加工前，应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工的准确率。具体要求如下： （一）检查卷内文件和校对卷内文件目录 1、检查卷内文件目录中的题名是否与卷内文件一致，有否遗漏；2、卷内目录的文件顺序是否与卷内文件的装订顺序一致；3、张页号标识是否符合规范要求，有无出现空号和重号现象；4、卷内文件目录的张页号是否与卷内文件一致，是否标示了终止张页号；5、文件形成时间是否清楚，文件编号三要素是否齐全；6、纸张规格和折叠是否平整，有无破损、倒装、散出、左侧装订留空不够和字迹褪变、洇化等情况，有无空白页、缺页和重份文件，是否需要进行修裱等。（单份文件归档的检查方法与此相同） （二）检查案卷封面（卷皮）和卷内备考表 1、检查全宗名称是否书写规范；2、案卷题名三要素是否齐全，是否能够准确揭示案卷内容，责任者是否已标注地域名称，繁、简体字书写是否有误；3、时间项是否与卷内文件相符；4、档号（全宗号、目录号、案卷号）是否规范，有无出现空号和重号现象；5、保管期限是否准确；（档案盒标注内容的检查方法与此相同）6、检查卷内备考表中应填写的内容是否完整。 （三）校对档案目录 1、检查档案目录封皮：（1）检查全宗名称是否书写规范；（2）起止年度是否准确；（3）档号（全宗号、目录号、起止案卷号）是否规范；（4）保管期限是否准确；2、检查案卷目录中每个案卷的题名是否与实体案卷卷皮中的题名一致；3、是否出现有目录没有实体案卷或有实体案卷没有目录的现象；4、案卷号与实体案卷是否一致；5、每个案卷的总页数是否与实体案卷一致；6、纸张规格和折叠是否平整，有无破损、倒装、散出等情况；7、卷内目录与实体案卷中的卷内目录是否完全一致；8、检查立卷说明是否完整。（归档文件目录的检查方法与此相同） （四）到期档案开放鉴定 1、工作人员按培训指引，查看保管期限已满30年的档案的案卷目录，每一案卷的卷内目录中，如有一份文件不适宜开放，则整卷暂不开放；如所有文件都可开放，则整卷开放。2、局（馆）档案鉴定小组负责对初查目录清单进行档案开放鉴定审查，确定开放档案目录。3、确定为开放的案卷，在档案目录中标注“开放”，标注对应著录入电子条目中。 涉密档案的处理 1、涉密文件所在的案卷，其案卷目录中的文件标题应标注“案卷材料中最长的保密期限、最晚的解密时间”，附注中应标注最高的密级；卷内文件目录中每一件涉密文件的标题应标注“保密期限、解密时间”，附注中应标注密级（对于单件归档的涉密文件参照执行）。2、建立涉密档案目录和电子条目，涉密档案目录和案卷单独存放保管，涉密档案电子条目和数字原文存放在保密电脑中。原案卷的档案盒应为被分离存放的涉密档案留出空间，便于将来解密后放回原处。3、涉密档案数字化加工不准外包，由局（馆）工作人员负责。 注意事项 1、以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，经局（馆）确认后按规定要求处理到位，处理结果经验收合格后转入数字化加工阶段。2、在数字化加工前，制作并填写纸质档案数字化加工交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数。 二、数字化加工 在做好档案前处理的基础上，进行条目录入和全文扫描加工。具体要求是： （一）条目录入：案卷级条目以及文件级条目对照已作前处理的档案实体按规定进行著录，使用海珠区数字档案馆整合系统平台中的著录模板，具体标准按照《档案著录规则DA/T 18-1999》的要求进行。同时进行人工校对或软件自动校对以确保质量，发现不合格的及时进行修改或重录。 （二）扫描加工：扫描加工的基本环节有：整理拆装、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体标准要求是： 1、整理拆装：在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（在前处理阶段已被拆装用于纠错的案卷，保持拆装状态直接进入扫描加工）。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订