第四讲、流程写实中的基本要求和技巧.pptVIP

第四讲、流程写实中的基本要求和技巧 　　这一讲主要讲述流程写实的基本要求。其内容是对《通知》文件中未提到，但在写实中将要遇到的问题做进一步的规范。各单位在流程写实中要遵循这些要求，规范的完成写实工作。 1、并行和同步的活动方式; 　　　要注意写实中的并行和同步活动描述。 并行：是指活动时间上的并行。业务流程中多个活动同时开始，且活动和活动之间是独立的，不需要相互沟通和互动就可以完成各活动。这类活动要采用并行的方式来描述。 同步：当活动从时间上允许同时开始，但各活动之间需要沟通和互动才能保证活动完成的质量。这时强调的是沟通和互动。 无疑，当流程中并行和同步活动具多时，流程运行的效率就会高，是判定流程优良的标准之一。（案例） 2、事务性活动要细分到可以测定工作时间的程度; 事务性活动是指员工经常做的重复性质的工作。在从事这样的活动时，所用的处理规则（活动的要素之一）、利用的资源（活动的要素之一）一般不会改变。当把这类活动分解到简单活动后，它可以测定活动所需要的时间。这类活动的时间测定是以“时、分”来衡量。 ３、非事务性活动的细分要求; 对于非事务性同样要求分解到不可再分解 的简单活动并可以确定活动时间。确定的活动 时间是一个宽泛的范围，是以“工作日”为单位 来衡量。注意是确定而不是测定。 非事务性活动一般是指需要通过人脑对输 入的信息进行综合分析加工从而得出结果的过程。是一个复杂的脑力活动的过程。对从事这类活动的员工要求综合技能和综合素质较高。 4、复杂活动分解为简单活动到什么程度 就可以了？ 原则上讲，每个流程中的活动要求细化到不可再分解为止，即简单活动 ； 但是，细分复杂活动也要有个度，不是越细越好。当活动的完成效果已经可以由单个人（岗位）来保证，并且可以测定或确定活动所需时间的时候就适可而止了。 注意：流程细化不是每张流程图都要求细化到简单活动，但在最后一级子流程中要求到简单活动。 5、为什么活动要细分到可以测定或 确定工作时间的程度？ ａ、是作业流程标准化的基本要求； ｂ、便于流程管理； （流程反思和再优化循环） ｃ、活动承接者绩效考核量化； （有效活动时间） ｄ、便于IT化。 ６、流程中信息输入的重要性 　　　任何管理业务流程都是由若干活动有机构成的，这些活动都是对在流程中通过一定手段获取的无序信息进行加工变换从而得出有价值信息的过程。所以，无论是在流程的开始或流程进行的中途，输入信息的明确表述（非上一步活动传递的信息）都是非常重要的。 　　　同时，流程中使用的信息很多情况是其他流程产生的处理结果（输出）。完整的信息输入表述体现了本流程和其它流程的数据接口。所以，信息输入是将本流程和公司其它流程有机联系在一起的重要手段。处理结果（输出）的表述同理一样重要。 ７、流程图中的信息输出和信息输入 业务流程中每个活动的结束都会有一个活动的处理结果（输出）。当本活动的处理结果仅作为下一步活动的输入时（输入是活动的基本要素之一），就不需要使用信息输出。反之，要将活动结果用信息输出表示出来。（案例） 当从事本活动不仅需要上一步活动的结果，同时还需要其它流程或活动中产生的结果为本活动的依据，这时需要将其它活动的结果在本活动的上方引入-----信息输入。（案例） 注意：当本活动的结果在下步活动中不会被引用，那么该活动和下步活动应该是一种并行或同步的关系，而不是上下串行方式。 ８、活动的批注; 流程写实采用的是业务流程基本描述方式，流程图中没有涉及到部门和岗位。这就要求需对流程中部分活动的重点内容采用批注的方式说明。批注的内容是流程统筹时的重要参考，也将在基本流程图转化为包含部门和岗位信息的矩阵式流程图时使用（批注的内容将转移到与矩阵式流程图配套的流程管理标准表中） 。矩阵流程图才是流程上线的依据。 9、方案选择用汉字标示 　　　在流程中使用方案选择框时，对不同的方案走向用汉字标示。如： 10、唤醒的使用技巧 唤醒的活动一般是一个复杂活动，相当于唤醒一个子流程。请看案例： 11、挂起的使用技巧 活动结果挂起分永久挂起和临时挂起两类。 永久挂起指该流程被强行结束；临时挂起指人为的把上一步活动的结果挂起而不传递到下一步，导致下步活动因缺少输入而停止（让流程暂时中断运行） 。 挂起一般还要和方案选择框配合使用，以判断是临时挂起、永久挂起、无挂起。当有临时挂起条件出现时，一定有一个激活连