信息化条件下档案收集工作的机遇及挑战.docVIP

信息化背景下高校档案收集工作的机制创新 天津大学档案馆 邵艳辉 在传统的档案管理方式下，没有网络化数据库的支持，高校档案的编目著录工作必须由档案馆来完成，要占用档案馆大量的可用资源，同时，由于管理理念和硬件条件的限制，高校档案馆通常很难对特殊类档案进行有序管理，更无法提供档案实体之外的信息支持。 如今，高校档案管理手段已经发生了天翻地覆的变化，标准化管理软件、网络化数据库、交互性较强的网页以及低价高速的大容量存储器都已较为普遍，软硬件环境的发展变化为我们改革档案管理体制提供了客观条件，我们可以试着重新分类一下我们的征集对象，将其归类为“标准化档案”、“非标准化档案”以及“非档案信息”，进而重新认识一下档案收集工作。 一、标准化档案的收集 在2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)中明确规定，高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”，再具体而言是“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类”等十一大类档案材料。 对于大多数档案类别而言，在归档单位、归档内容、材料质地、归档流程等方面都较为明确、标准，且工作的程序化程度较高，这类档案最显著的特征是档案数量为有限集，可以称其为标准化档案。“27