第三章会议组织实施.pptVIP

“E”字式 “E”字式排座是“U”字式排座的变型。两排椅背之间需留出约121.92厘米宽的地方供人员走动。 “T”字式 “T”字式排座是“U”字式排座的另一种变型。这种排座有一个76.2厘米宽的主席台，按“T”字式排座。在主席台中心部位伸出一排台子，长度可按需要而定。 圆桌式 圆桌式就是指会议出席者和主持人环桌而坐，没有礼宾顺序上的高低贵贱，因而能更好地体现平等协商的原则。也常有非正式协商之意，所以这种排列形式，在国际会议中使用较多。 群落式 这种排列方式较不正式，适合于分组讨论或社交活动。会议主席或主持人只能随遇而坐。 2、会场氛围的布置 （1）会标、会徽、标语、引导标志等的悬挂。 （2）装饰物的布置。 3、会议用品和设施的配备 （1）会议用品 文具用品、生活用品、办公用品、装饰用品等 （2）会议设施设备 1、视听设备 ? 音响系统 由音源、调音台、功率放大器和音箱四部分组成。 ? 屏幕 ? 投影机 ? 同声传译设备 2、照明设备及空调设备 （六）培训临时工作人员及安排相关服务 会议服务质量的高低就是直接影响到企业与会目标实现与否的关键。 服务（SERVICE）集微笑、出色、准备、看待（一视同仁）、征询、创新、交往为一身，体现了服务的准则和技巧。 会场当天 内场人员 A 熟知各种物料存放 B 负责文具话筒传递 C 协助工作 A 场内摄像/拍照 B 场内温度调控 C 安排会议室值班 D 保管会议及通讯设备财产安全 A 场外对接人员 B 场内服务跟踪 C 临时应急处理 D 会后物料整理回收 E 及时发放与回收会议满意度意见反馈表 服务 应急 设备 跟踪 文具 发放 2 A 负责与会人员签到 B 跟踪茶歇台的准备 C 确认用餐人数及时通报餐厅 D 时刻关注备餐情况 A 对接行政车司机应急临时采购 B 与酒店协调客房及餐饮事项 C 会后负责物料整理回收归位 会场当天 外场人员 场外服务 服务 跟踪 2 后续工作 2 会场的相关资料提交会议组织部门 1、会议签到表 2、剩余物料的归类及归位 3、及时提交影像/录音资料 4、协调协助新闻稿撰写 5、根据满意度的反馈情况做总结提高 讨论：特殊事项处理 会议召开前，一名参会人员突然心脏病发作，倒在舞会大厅，你该怎么做？ 下等2点，酒店突然通知你，房间已经安排满了，不得 不把你的40名来宾安排到附近的一家酒店住宿，你该 怎么办？ 四、会后评估 会议评估是会议管理的一项基本工作。它关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题。 评估的目的 一、检查会议目标是否实现 二、看看与会者是否满意 三、明确会议的成本效益如何 四、清楚哪些方面需要改进 评估的内容 一、会议议程及内容 （一）、会议主题、议题的恰当性 （二）、会议议程安排的合理性 会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。 （三）、会议发言人选择的得当性 （四）、分组讨论的充分性 二、会议各项活动 （一）、会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？ （二）、参观、访问、游览活动安排的合适性 三、会议附设展览活动 （一）、展览场地的合适性 （二）、展品装卸、存储服务的质量 （三）、展览服务的质量 （四）、参展效果 四、会议场所设施、服务与环境 （一）、议场所的音响效果 （二）、场所是温度、湿度、照明度 （三）、会议场所的同声翻译设备的质量 （四）、会议场所指引系统的完美性 （五）、会议饮水服务的质量 （六）、会议的茶/咖啡服务质量 （七）、会议的同声翻译质量 （八）、会议的环境质量 五、会议住宿、餐饮 （一）、会议指定宾馆的质量 （二）、会议餐饮及其服务的质量 六、会议目的地的质量 （一）、会议目的地的环境质量 （二）、会议目的地居民的好客程度 （三）、会议目的地旅游景点的吸引力 （四）、会议目的地的形象 七、会议宣传促销与接待工作 （一）、会议宣传促销工作的成效 （二）、会议接待工作的质量 评估的方法 一、调查问卷 调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行： （一）现场手工填写 （二）现场电脑填写 （三）会后电脑填写 二、面谈 会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。 三、电话调查 四、现场观察 五、会后工作 一、感谢方方面面对会议的帮助和支持 （一）感谢与会者的参会 （二）感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会 （三）感谢政府有关部门的支持 （四）感谢协办单位、赞助单位