12会议筹备03.pptVIP

有效会议管理 ——会议筹备（二） * * 5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午，市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。 负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之处。一位记者走到他身边提出建议，说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。 案例分析1 田主任一想：“有道理，我怎么原先就没有考虑到呢！”于是他立即将全体会务人员调到主席台上，要求重新不止主席台，搬走部分鲜花，在主席台背景两侧各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会就要开幕了，恐怕来不及改动。田主任却自信地说：“时间是够用，干吧！”主席台的红色大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。 然而，15分钟已经过去，主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意，批评了市政府办公室主任。这件事在与会者中也造成了不良影响。 讨论： 1、为什么大会会延迟开幕？ 2、田主任的决定存在什么问题？ 案例分析2 从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问 好，满脸微笑。 “都到齐了吗?”他问秘书小张。 “都到齐了，整二十位。 ”小张说。 突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会 议室。 张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。 “董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。 “小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。 “生人味?”张秘书不解地问。 “好像有不该参加的人来到了会场。 ” “不会吧， ”张秘书说， “名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负 责人。 ”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。 会场里“生人味” 董事长没有接过名单，问道： “坐在我对面的那日本人怎么也到会了?” “他是我们东京的代销商。 ” “代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问， “你难道不知道今天会议的议题?” “今天是研究海外市场促销对策……” “这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究 企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。 “名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……” “好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！ ”董事长一挥手说： “现在，你说该怎么办?” 小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东 京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的 野田二郎虽也叫“李明” ，但不是“同志” ，只是合作者。 如果你是秘书小张，你该怎么处理这个问题？ 讨论 案例分析2 “现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。 “你说呢?”董事长反问道。 “这样好像不妥，会影响关系的。 ”张秘书说， “是不是能改变会议议题?” “现在也只有这样了。 ”董事长说， “今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先 生与各 经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我 介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关 部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公 园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。 ”说罢，董事长 快步走进会议室。 会场里“生人味” 董事长的处理方法否合理，请进行分析。 讨论 会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据 会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的 人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意 义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。 “会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。 点评 再者， “会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情 况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生 人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合 作关系破裂，应视为下下策。 故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准 备一至两个，是有好处的。 点评 会议议程、日程与程序的含义 会议议程是会议主要活