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《公文管理制度》培训课件 陈卓 2012.1.11 目录 一、公文的概念及作用 二、常用公文分类 三、公文格式要求 四、行文规则及语言层次要求 五、如何起草公文 六、如何发布公文 一、公文的概念及作用 公文：指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范。 什么是公文 一、公文的概念及作用 公文的作用 公文是规范化管理的组成部分，也是规范化管理的重要体现，高质量的公文对于加强沟通、提升规范化管理水平有着重要意义。 二、常用公文分类 集团对现行公文的分类 须加盖公章 二、常用公文分类 常用公文文体 1、报请性文件 请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问或要求。 2、答复性文件 批复 ：适用于答复下属部门或所属单位的请示事项。 3、会议纪要 适用于记录、传达会议情况和会议决定事项。 4、对外单位文件 函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽 工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。 二、日常公文分类 5、告知性文件 通知 转发上级单位和不相隶属单位的公文； 批转所属单位的公文，发布规章、制度、程序； 传达要求所属单位办理和需要周知或执行的事项； 人事任免和聘用。 通告 适用于公布集团及所属单位应当遵守或周知的事项，无强制执行性。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖罚有关单位或个人，变更或撤销所属单位不适当的决定事项。 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 6、决策性文件 二、日常公文分类 “请示”与“报告” 在实际工作中，混淆“请示”与“报告”两种文体的情况较普遍，其负面影响是为正常的公文处理带来不便，甚至造成上级单位的错批、漏批。目前，混淆“请示”与“报告”的主要表现形式就是报告中夹带请示事项，总裁办在收到所属各公司的报请性文件后，都会附上文件阅办单，呈相关领导签署意见，一般而言，报告的篇幅都很长，如果其中夹带了请示事项，不易被发现，很可能造成领导签批了自己不同意的事项，从而影响正常工作的开展。因而，一定要将请示与报告严格区分开。 下面，主要对“请示”与“报告”的区别进行阐述。 二、日常公文分类 二、日常公文分类 会议纪要的分类 由公司领导召集的，对一个或少数几个项目、专业工作 进行研究的会议。其会议纪要字号为“专会”。 专题会 其他以公司名义召开的会议。 其会议纪要字号为“工作会”。 工作会 由集团总裁或所属公司总经理召集的，总裁（总经理） 办公会成员参加的会议。其会议纪要字号为“总会”。 总裁（总经理） 办公会 由集团总裁或所属公司总经理定期召集的，总结前一阶 段工作，安排后一阶段工作的会议，如集团月度工作例 会、周工作例会等。其会议纪要字号为“例会”。 例会 文头为“??公司会议纪要” 文头为“??公司专题会议纪要” 三、公文格式要求 1、字体：除标题、主题词分别用二号、三号宋体外，其他全部用三号仿宋字体。 2、标题：居中，可分一行或多行，回行时，要做到词义完整，排列对称。 标题中除法规、规章名称加书名号以及为表示停顿加顿号外，一 般不用标点符号。 3、正文：每自然段左空2字，数字、年份、标点符号不能回行。 4、附件：在正文下空1行，左空2字标识 “附件” ，后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。 6、附注：在成文日期下1行，居左空2字加圆括号标识。 7、页码：对于两页（含）以上的公文须标明页码。 5、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇” 。 8、抄送单位、印发部门需左空1字，印发日期、印数需右空1字。 四、行文规则及语言层次要求 2、行文关系应根据的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和汇报。如 情况特殊，确需越级上报的，应当抄送给被越过的上级单位。 3、 “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位或部门，需要同时送其他单位 或部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位或部门。 4、 “报告”中不得夹带请示事项。 1、行文应当确有必要，注重效用。 行文规则 层次要求 公文特别是内容较多，逻辑关系较复杂的公文要注意分清层次，切勿将所有内容堆积在一个自然段中，给人一团乱麻的感觉。 为此，可以借助正文标题和划分自然段的形式增加