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系统替换结束后随即弹出一个信息提示框，提示系统替换了多少处，单击否按钮。 关闭【查找和替换】对话框返回文档，此时目录的页码已经被加上了括号，然后选中整个目录字体颜色设置为【自动】即可 邮件合并 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 什么邮件合并？ 邮件合并 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。我们通过实际任务的解决步骤，再来详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 什么邮件合并？ 邮件合并 什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如档案封面上的姓名、身份证号码、性别、住址等基础信息固定不变，且EXCEL花名册内均有相关数据。 邮件合并 邮件合并的3个过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 (二) 准备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中 邮件合并 (一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如档案封面上的姓名、身份证号码、性别、住址等。 使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 邮件合并与文档安全 (二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量档案封面，多数情况下，信息早已被做成了Excel表格，其中含有制作档案封面需要的“姓名”、“身份证号码”、“性别”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 邮件合并 (二) 准备好数据源 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 邮件合并 (三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 邮件合并 实例详细剖析 准备工作： 准备一份，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 邮件合并 实例详细剖析 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、部门、姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在桌面:\培训文件夹里，一般和主文档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和编号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。 邮件合并与文档安全 设计邮件合并的模板 接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下： 启动Word 2007，现在先建立一个主文档，设计排版出符合要求的一个表格（或者文档）来，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的