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1 文件管理培训 品质部 2017.05 苏州市贝特利高分子材料股份有限公司 为什么要文件管理！ ①满足标准要求 在ISO9001:2015标准4.4.2中明确要求组织建立并保持必要时的成文信息，以支持质量管理体系运行。 ②工作的依据 通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，避免由于口头交待导致“交接失误”。 ③改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间摩擦的机会。 ④对组织外部展示组织的能力 对供方的要求形成清晰、明确的框架，并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力。 ⑤提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。 前言 培训大纲 一、文件相关 二、文件的管理 三、文控实施过程 四、公文类管理 五、文件记录管理 一、文件相关 1.1什么叫文件？ 1.2、文件的定义： 根据QMS的定义： 文件是信息及其承载的媒体。 什么是信息？ 信息是有意义的数据。 所谓承载的媒体可能是利用纸张、计算机磁盘、光盘、照片、磁带、或者标准样件、样品或者它们的任何组合方式的媒体。 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。 电子文件包含的种类非常多，比如有文本文件;word.excel.ppt.txt .html,有声音文件：mp3,wma,有图片文件，JPG.BMP.DWG.还有音视频文件等。 我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。计算机内部的电子文件有效管理对日常工作至关重要。 1.3、电子文件 1.4、电子文件的存储 国际档案理事会认为：文件由内容、背景和结构信息构成。 二、文件的管理 很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。 1、看不懂编码规则，文件找不到！ 2、文件与运行不适宜时，不知如何操作！ 不知道如何会签、受控发行！ 3、按文件执行时不是最新版本！ 4、外来文件不知怎么识别和运行！ 5、文件不知道如何保存！ ...... 2.1、常见的问题？ 2.2、文件结构 文件详略取决于组织实际情况，并非越多越好！ 2.3、文件的层次 2.4、文件的分类 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准 外部文件 电子媒体 书面文件 硬件拷贝 内部文件 暂时有效 参考使用 无须列管 受版本/版次更改限制。由文控中心负责 QMS 文 件 BETELY BETELY 2.5、管理制度、操作规程！ 第一条 操作规程是装置或设备从初始状态通过一定顺序过渡到最终状态的一系列准确的操作步骤、规则和程序,是生产单位进行生产活动的主要技术文件，是操作人员操作的法律依据，同时也是生产指挥系统指挥生产的依据，具有法规性质。  第二条 操作规程的编写要反映设计思想，不断总结生产经验、教训，执行上要保证安全生产以及同一操作的统一性，做到可靠、先进、合理、有效。  第三条 操作规程的基本内容包括工艺技术规程、正常操作、临时操作、开车、停车规程、紧急停车规程、应急操作规程、安全生产及环境保护的操作步骤与安全要求；工艺参数的正常控制范围，偏离正常工况的后果，防止和纠正偏离正常工况的方法和步骤；操作过程的人身安全保障、职业健康应注意的事项等内容。  补充内容！ 14 第四条 职责分工  1、技术中心是操作规程的归口管理部门，负责根据公司的要求和本公司生产实际组织相关部门与人员对操作规程的编制、修订，并对操作规程初稿上报。  技术中心负责组织操作规程的年度评审工作，同时对操作规程至少每3年进行审核修订。  2、生产单位负责组织操作规程的培训、考试，技术中心、HSE管理部、生产部门等相关部门负责日常操作规程执行情况的监督检查。  3、公司总工程师负责新版操作规程的批准与发布。  第五条 操作规程的编制  第六条 操作规程的执行。  第七条 操作规程的文本管理。  第八条 保密机制。 2.6、文件管理要点： 2.7、文件控制流程图 2.8、外来文件控制 收集 收集确认 发放 签收 使用 获取新版本 发放号 文件保管 确认 旧版 回收 外来 文件 适用的 外来 文件 外来 文件 新版本 作废 版本 （无效） 3.1、文件格式： 封面/修订页/正文/附件/附表（五部分） 封面：文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。 正文常用“八步天龙”的格式