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AMT观点高效沟通=15%个人沟通技巧85%和谐会议体系 　　很多经理一天80％的时奔波在各个会议审，而50％的会议时间被认为是在浪费时间，我们统计过一家集团企业，每年至少开5000个会，那么，为什么会议会低效、怎么能让会议也成为生产力呢? 　　 　　AMT观点回顾 　　 　　经营分析体系就等于是企业的神经传递系统，这个系统必须中心明确，层次分明，脉络清晰，运行快捷。整个体系必须联动才能发挥效力，不能指导一切信息都一股脑交给中枢。另外，账房先生似的分析体系已经不能适应这个时代的需求，只有完善的信息系统才能成为负载重担的骨架。 　　 　　来自企业的声音 　　 　　说完了经营分析，接下来就要谈谈高层会议管理这个模块了。会议是经营分析最终满地的关键，再说了，高层要是所有时间耗在不知所谓的会议上，也谈不上还有什么时间去分析了。 　　 　　会议熬成一锅粥 　　您熟悉这样的“开会顺口溜”吗? 　　开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会。 　　有事要开会，没事也开会，好事人家追，出事大家推。 　　上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃。 　　每周部门会，季度开大会，下班不能止，还要开晚会。 　　有人忙协调，有人打嗑睡，有人瞎附和，有人紧锁眉。 　　发言缺准备，听来活受罪，扯东又拉两，全凭一张嘴。 　　台上说什么，只听不领会，手机不时响，怎还不散会。 　　您是否也曾有过这样的经历，当您试图与一个与您有业务往来的客户取得联系，可是每次电话打过去，对方不是没人接，就是将手机挂掉，或者是由助理略有不耐烦地接过电话说：“我们经理，在开会呢!”。 　　您是否听人倒过这样的苦水： 　　刚从外地回来，立刻被会议包围起来，从早上到晚上要参加4―5个会议。 　　公司里重要事情都需要领导决策。奇怪的是，重要的事情往往会出现时间冲突，负责安排总裁会议的同事，往往不知所措，只好见缝插针。在一个高层人数较多的会议，塞进去很多议题。 结果一会讨论战略、长远发展的事，一会讨论物流、销售额等迫在眉睫的事。高层领导在几种事情上轮番讨论，思维来回切换。会议决策效率并不是很高。 　　经理天天在开会，几乎没有时间用来思考和行动。包括自己牵头的会议、只需要出席的会议、战略会议、经营管理会议……，经理觉得自己分身乏术。 　　会议已经很多了，但是临时的会议需求比较大，非例会管理无序。 　　无论遇到上面这些问题是您的客户还是朋友，恐怕您有必要友情地提醒一句：“贵公司的会议管理体系可能出了一些问题”。 　　 　　代价不菲的会议 　　开会一年花多少钱?可能很多人会说，这还不容易算吗?不就是场地费+差旅费+食宿费+文件制作费。 　　看上去没错，但这实际只是会议的直接成本。广东省某集团企业的计算结果让老总惊呼：“我们开会一年花3个亿”。上面说的直接成本能算出3个亿? 　　且慢，会议真正的代价，也是耗费最多的资源，其实是时间，还没有计算进去呢。 　　会议占据了企业活动绝大部份的精华时间，根据美国3M网络会议(Net Meeting)管理顾问公司对4000位白领上班族的调查，美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，而经理人每周则有一半以上的时间在开会。调查也反映，57％的上班族在开会前心情紧张，并认为，平均一半的会议时间是浪费掉的。 　　“这些浪费掉的时间，假如变成你的假期有多好!”3M网络会议公司负责人贝格曼说。 　　日产汽车靠着有效率的会议革命，省下了60亿日元成本。 　　日本的丰田汽车也开始在会议室的海报上大大地提醒，会议成本=人数×时间×薪资单价。丰田的人事部计算，年收入1000万日元的员工一小时薪资单价是5000日元，把愈多愈资深的员工聚集开会愈久，公司要付的代价就愈高。 　　美商宏智人力资源顾问公司(DDI)甚至计算会议的投资报酬率。宏智事业发展处处长彭智彬精算，假如会议的成本花五个主管半个工作日的时间，这些加总起来的成本和这个会议决策创造出来的效益相比，就是会议报酬率。譬如，会议决议让产品上市快了一个月，增加了一个月的营业额，就是这个会议的效益。开了一个没有任何决议的会议，效益就是零。“假如会议效益小于会议成本，或者都是零效益，开会有何意义?”彭智彬问。 　　 　　中高层成了“会议动物” 　　图2―3是某企业高层的工作时间分布图，可以看到，会议占据了高层85％的工作时间。彼得?德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中认为：时间是管理者最稀有的资源。而现在，这一最稀有的资源经常就是在无休止的会议中流失了。 　　 　　对于企业高层来说，经常感觉会议缠身，总是会抱怨“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略”。 　　中层管理者也常常感觉大小会议怎一个“乱