给教授发英文邮件须知_附件.pdf

去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感， 但随后课业催人老，一直顾不上整理。后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国 外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以 放心实践。 　　内容很多，我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。 1. 邮件主题（subject ）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会 替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。 2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如 Prof.、Hello、全名云云） 　　Dear Dr. *** ／Dear Professor *** （***是姓） 3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name ），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要 用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。 4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名）， and I am … 例如： 　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford. 5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两 人原本相识，但很久没有联系。 6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌” （negative politeness ）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也 就是给对方一个台阶）；多用if 句；多用过去时态。 7. 避免使用 I want 和 I would like ，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用 I wanted 代替。 8. 多用 I was wondering if （一定要用was ，而不是I wonder 或 I am wondering ）。 9. 多用would it be possible ，以便从语法上规避直接牵涉到“人” ，这样可以减轻对方的压力。 例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来） 　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 10. 避免使用“please” ，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。 11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的 前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指 掌，而请求正是建立在这种了解之上的。 12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是： 　　Thank you, and I look forward to hearing from you. 13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。 　　Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.