UED部门资源与档案化管理.docVIP

UED部门资源与档案化管理 前言 UED部门资源的管理现状 我们IT行业有很多资源控制管理的方式，其中最重要最常见的是通过文件夹方式、有权限控制的共享盘符方式管理文件资源。但随着时间的流逝，我们会发现文件越来越多、维护越来越困难。 开发部门用的SVN，VSS，CVS等版本控制工具是一种很好的资源管理方式，后来这些工具被引入UED部门。但这些工具是为源代码版本控制准备的，在非开发部门的实际应用中对于大量的非源码如PSD、PNG、FLA类的资源管理起来却不是那么得心用手。设计部门的源文件类型多、文件大且大多数是二进制文件，在应用中用版本控制工具也很难管理(UED部门的Axure源文件支持SVN在协作上还是比较方便的)。 在互联网如此发达的今天，表面上知识、参考只需要索引就能找到，但在部门管理上它却不是一个好的方式，因为它的索引只存储在个体身上。部门的知识需要共享，部门的知识需要积累，我们需要一个知识库给新来的员工，我们更需要一个合理构建的知识库给我们下一个版本的设计。 按以上的情况看，IT技术只是管理手段，我们需要一种理论指导我们的资源管理方式。不管是用共享文件夹管理还是用SVN管理，这些都不重要，真正重要的是如何把所有资源放在一起进行综合、整合管理。 我们不缺乏IT手段，我们缺乏方法论。 UED部门资源的产生阶段 在UED部门的实际工作中，每个工作阶段都会产生大量的信息和资源： 现在进行时阶段，即正在进行中的项目。期间会产生大量的中间资源--很多设计稿、很多参考，很多文档等等。这个阶段的资源最难管理，因为它变化性大，尤其是在多人协作时。 过去时阶段，即已经完成的项目。通常已完成的项目，项目资源大都存储在每个员工的计算机硬盘中，他们分散、零散、个性化强，很难完整有效地进行收集。 由于项目产品的复杂性与关联性使得这些资源都难以有效分类；由于项目的个性化，我们又很难统一所有产品项目的分类方式。经过长期的积压，我们发现UED的历史资源存量很难发挥它应该有的作用。 有没有一种理论或方法能够指导管理方式? --- 思路 对于资源的管理，技术只是手段，只是管好资源的必要条件；管好资源的充要条件是要找到行之有效的管理方法论。 可行思路在哪里 其实在现实生活中我们有一整套资源管理的理论方法--档案管理。 档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。 这正好与我们管理UED资源的目的是一致的，在实践上我们可以用档案管理的思路去管理UED部门的资源。 什么是档案管理 管理资源的手段有很多，但我们需要使用这些手段的方法，档案管理就是很好的理论指导。 进行档案管理工作，要遵循集中统一管理资源档案，维护资源的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指资源档案要由部门的各级各类保管负责人分别集中保存,并制定统一的规定进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证资源档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求在技术上档案资源不受人为损坏；一是保护档案免遭有意破坏，资源档案访问权限控制。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。 UED的档案管理 对于我们UED来讲设计过程的资源是工作的见证，是下一步产品项目开发的基础，我们可以通过过往资源追溯设计变迁，追溯需求变化，不允许任意篡改或修正，所以维护资源的有效完整性，保持资源的快速定位查找，也是资源管理管理工作必须遵循的原则之一。 对于UED部门建立一套适应本部门业务特点、体现部门规范化、科学管理水平的档案体系，是部门的一项基础工作。它为部门各项工作的开展创造必要条件，对避免和抵御各种风险起到必备作用。历史资源是UED部门的无形资产，档案是部门工作的真实记录。它不仅记录了工作活动的历史过程，还记载了其形成和积累的经验和教训，是部门重要的知识资源。 UED部门档案管理的最终目的是提供档案信息为部门工作服务： 部门工作得以总结和延续员工业务培训资料所有员工都可通过档案了解部门工作情况新来的员工可以看到部门、项目、产品生命周期，少走很多弯路。员工离职，工作文件得以最大限度的保留…如何开展UED部门资源档案化管理 有效的档案管理能够开展需要具备很多方面的条件，其中最重要的是按照部门以及公司业务对部门信息资源的全宗、类目进行划分以及有效的管理与制约。 档案的建档单位 为不同的建档单位合理地划分档案的全宗，这是最重要的部分(全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体)。在传统档案学定义中独立行使职权、设有会计单位或经济核