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关于做好高等院校二级学院办公室工作的几点思考 　　摘要：高等院校二级学院办公室是学校的重要组成部分，随着社会的不断发展，对二级学院办公室管理工作有了更高的要求。本文从学院办公室管理存在的问题、职能特点出发，提出做好高等院校二级学院办公室工作的改进对策。 　　关键词：高校；二级学院；办公室管理 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）21-0024-02 　　随着我国教育事业的快速发展，办学规模的不断扩大，办学层次稳步提升，办学水平不断提高，在校生人数不断增加，为适应社会和学科的发展，许多高校普遍采用“两级管理，以院为主”的管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构，是学院的中心枢纽和综合管理部门。它接受学校相关部门的业务指导，贯彻执行学院领导的意图和要求，承担学院的教学、科研、师资队伍、学科平台、学术交流等方面的组织、协调、管理工作，是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。 　　一、高等院校二级学院办公室存在问题 　　1.管理规章制度不够完善。学院办公室管理规章制度大多存在着一些弊端和不足，缺乏切实可行的、创新性的管理机制，导致它与实际管理工作要求存在脱节的现象，无法满足新时代高等院校二级学院实际的管理工作需求，而且，在制度上缺少对于管理人员的管束和奖励性办法，往往使管理人员对于上级部门分配的任务被动性的接受，按章办事，工作疲于应付，影响了工作的主动性和积极性，无法形成合理可行的管理工作体制。 　　2.职能目标不清晰。办公室管理人员要明确工作的职能目标，这样才能进行有目的性的工作，增强服务的效率，提高工作质量。服务和督查相辅相成，充分发挥学院办公室的职能作用。但是就现阶段存在的状况来看，二级学院办公室管理工作的职能目标不够清晰明确。 　　3.服务意识较差。办公室人员重办事、轻参谋，缺乏对政策的深入研究，很少参加业务培训，不能及时学习现代化管理知识，业务素质得不到提高，导致服务不够细致，工作效能不高。而且现阶段随着办公室人员年轻化，管理人员自我意识过强，普遍缺乏服务意识，缺少全局观念。 　　二、高等院校二级学院办公室管理工作的职能特点 　　1.服务职能。学院办公室人员的服务工作是以院为中心，从学院发展的大局出发，立足于为领导服务、为教学科研服务、为广大师生服务。平时注意协调学校和学院的关系，及时传达学校的教学科研信息，心中有为学生服务的意识，给学生关怀，主动深入基层，跟学生打成一片，及时关注学生的思想动态，在职权范围内设法解决，在职权范围外的及时反馈给领导，争取尽早解决。 　　2.参谋职能。办公室人员是领导的参谋和助手，为领导的工作决策做好前期准备。要搜集各类信息，深入调查研究，把握决策取向，在适当的时候为领导出谋划策，提供有效信息和建议，辅助领导工作的完成。 　　3.督查职能。二级学院办公室需要处理学校各个职能部门下发的大量的文件和政务，在日常工作中，需要对文件进行分类管理，督查工作进度和执行情况，从而确保学校学院各项方针政策得到真正落实。如果学校的各项政策落实不到位，会严重影响学院日常教学或科研工作，继而影响学校的整体工作。因此，学院办公室督查功能必不可少。 　　三、做好高等院校二级学院办公室管理工作的对策建议 　　1.建立和完善办公室管理机制。建立和完善办公室日常工作规章制度，可以规范管理行为，提高管理服务质量，使办公室管理更加科学、更加规范、更加合理。这样办公室的各项工作都能做到有规可循、有据可依。要做到权责清晰，分工明确，工作落实到人，同时增强办公室人员的团队协作精神，遇到紧急工作任务时，能够团结协作，相互支持和帮助，确保工作任务的圆满完成；制定和完善办公室管理工作的工作程序。工作流程的混乱是大部分单位普遍存在的问题，这就导致了好多问题不能清楚地找到负责人、相关人员互相推诿、贻误工作等情况。因此，制定完备的工作程序，将办事人员的职责做一个明确的分配，每件事、每项工作都具体到个人。比如接待事项，本科生和研究生教学、日常管理档案，科研档案管理，印章的管理和使用，会议室使用的管理等，都有明确的规范和流程，才能做到井然有序、忙而有效；制定可行的激励措施。奖励积极配合工作的管理人员，可以给予适当的物质奖励或者精神上的奖励（比如在全院教工大会上口头表彰，学院或者学校层面发放奖励证书），从而激励办公人员全身心地、热情饱满地、积极主动地投入办公室的管理工作中去。 　　2.提高服务意识，提升服务质量。二级学院办公室是协调学校各职能部门与学院、学院之间及学院与外单位之间工作的枢纽，具有一定的服务性质。（1）作为办公室管理人员一定要提高自身的服务意识，好的服务意识决定着好的工作质量，从而保障工作的顺利完成。要主动担负起自身的参谋性职