信息化条件下档案集工作的机遇与挑战.docVIP

信息化背景下高校档案收集工作的机制创新 天津大学档案馆 邵艳辉 在传统的档案管理方式下，没有网络化数据库的支持，高校档案的编目著录工作必须由档案馆来完成，要占用档案馆大量的可用资源，同时，由于管理理念和硬件条件的限制，高校档案馆通常很难对特殊类档案进行有序管理，更无法提供档案实体之外的信息支持。 如今，高校档案管理手段已经发生了天翻地覆的变化，标准化管理软件、网络化数据库、交互性较强的网页以及低价高速的大容量存储器都已较为普遍，软硬件环境的发展变化为我们改革档案管理体制提供了客观条件，我们可以试着重新分类一下我们的征集对象，将其归类为“标准化档案”、“非标准化档案”以及“非档案信息”，进而重新认识一下档案收集工作。 一、标准化档案的收集 在2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)中明确规定，高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”，再具体而言是“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类”等十一大类档案材料。 对于大多数档案类别而言，在归档单位、归档内容、材料质地、归档流程等方面都较为明确、标准，且工作的程序化程度较高，这类档案最显著的特征是档案数量为有限集，可以称其为标准化档案。“27号令”中列出的档案门类基本上都属于标准化档案。 在传统的管理方式下，“立卷”这一步的完结点是归档部门将归档材料装订成卷，亦即部门立的“卷”仅指实体卷，而电子目录以至全文级数据(可称为“数字卷”)的构建工作则主要由档案部门来完成。标准化档案的信息化建设占用了档案馆大量的人力物力，从档案入库前的全工作流程来看，充斥着大量的冗余工作。 在网络化管理软件的有效支持下，上述工作方式必须予以改进。标准化档案的数字化建设也要贯彻“部门立卷”原则，即归档者不但要保证档案实体符合要求，还要同时录入相应的档案目录信息，以及上传与档案实体相对应的文件电子全文。由于网络化数据库管理软件的存在，立卷部门只须进行工作平台的简单转换即可，并不需要增加额外的工作量，界面良好的档案管理软件甚至还会大大提高效率。 对于这类档案，在网络化档案管理软件和档案馆网页的配合下，可由档案馆在网页上就每一类档案进行“范卷”展示，由各档案生成(归档)单位部门严格按照范卷标准进行整理、装订、编目。若立卷单位有独立的数据管理系统(如：教务系统)，则要求其提交该系统导出的与归档内容相关的通用数据库(如：Excel、Access、DBF等数据表)。在立卷部门“自助”的基础上，档案馆在档号及电子文件名称等关键点加以检查控制，并辅之以定期和不定期(当新标准发布实施时)的指导培训。 二、非标准化档案的收集 与标准化档案相对应，本文所谓非标准化档案，是指在归档单位或归档内容等要素方面存有重大的不确定性的档案。 (一) 超范围档案 “27号令”中规定，高校档案的界定适用高校职能活动中的“直接形成”原则，而非职能活动中形成或非直接形成的历史记录则不在高校档案的管理范畴之列。超出这个范围的材料不具有档案的“合法”身份。 现在，很多高校都设立了“名人档案”(或称“人物档案”)这一类别，用以记录和反映学校知名校友的各类信息。而“名人档案”收集归档的档案材料很多都是在校外不相关活动中生成的，显然不在《高等学校档案管理办法》的认定之列。同样的，在各高校征集的“历史类”档案及其他各类“27号令”未列出档案门类中同样有着大比例的超范围档案。 考虑到“名人”类档案对学校教学科研活动及对外宣传等方面具有的明显作用，这类档案在经过充分的理论研究和实践摸索后可能会成为“合法”档案，但其档案来源地、数量和相应工作量上的海量特征及重大不确定性，使其注定不能成为标准化档案。 (二) 特殊材质档案 “27号令”规定，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 由于非纸质档案在收集、储存保管及利用等方面都与纸质档案有明显区别。尤其是照片、录像类载体的档案。对于这类档案，“27号令”只在“产品生产类”中“样品照片、录像等”方面提及。而在实际档案征集工作中，照片和录像类载体更多出现在党群和行政类档案中，主要是用于记录重大会议、重大活动。而什么样活动需要归档照片，需要档案多少照片，这些都不易给出标准化尺度。照片类、录像类、实物类、以及随着各高校校史工作深入开展而将出现的“校史类档案”都可归于此类。 (三) 外源类档案 从“对学生、学校和社会有保存价值”的角度来讲，档案部门认为应该征集归档，但档案的拥有者却不是法定的归档义务人的材料，比如掌握在其他个人或单位的历史性档案资料、校友离校后产生的成果材料等，这类档案我们可称其为外