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办公自动化对档案管理互动效应的实践研究 　　摘 要：近年来随着信息化技术的快速发展，我国的各个企业在办公上已经逐渐向自动化方向发展。自动化办公指的是在具体的工作中应用计算机等先进的技术和设备进行办公，以此来提升工作的质量和效率。在档案管理工作中也是如此，如果能积极的将办公自动化融入到档案管理中，将对档案管理工作起到重要的作用，提升档案管理的质量。本文主要对办公自动化对档案管理互动效应进行了分析和研究，希望为我国企事业单位的档案管理工作提供有益的帮助。 　　关键词：办公自动化；档案管理；互动效应；实践研究 　　办公室自动化是当前社会对办公方式的一种改革，它给传统的办公带来了一定的冲击，并对档案管理产生了巨大的影响。将办公自动化渗透到档案管理中，势必会产生自动化与档案管理之间的互动，办公自动化不仅为档案管理提供了良好的环境，同时也为管理工作奠定了稳定的基础。下面将对办公自动化对档案管理互动效应的实践研究进行详细的分析。 　　1 办公自动化与档案管理之间的关系 　　随着知识经济的快速发展，当前知识管理已经成为了企业管理中的重要部分。而办公自动化的发展，使得档案管理工作在知识和生成方式等方面产生了变化。档案管理工作本身有着管理信息知识的重要作用，作为管理人员不仅要对档案本身进行详细的分析，同时还应重视起信息网络的分析和研究。这些都说明了档案管理与信息自动化之间存在着密切的关系。办公自动化主要是利用计算机技术来对日常的工作进行处理，已达到提升档案管理的质量和效率的目的。在档案管理中应用自动化技术不仅有效的改变了信息传递和检索的方式，同时也对档案管理的智能化提升起到了重要的作用。在社会的不断发展下，传统的档案管理方式显然已经无法适应快速变化的社会，对此一定要积极的与现代化技术相结合，利用计算机技术来促使档案管理工作得到健康发展。 　　2 办公自动化特点 　　（一）不受环境限制 　　在传统的档案管理工作中，规定工作内容基本上只能在上班时间内进行操作，而通过网络管理方式则不会过多的受到时间限制，工作人员能够随时进行办公。传统管理工作中，工作环境主要是由工作人员、办公用具等在特定的场合内组成，而在网络管理中特定的办公场所和用具将会全部消失，取而代之的是计算机和工作台。管理工作人员与其他部门之间可以在除特定地点之外进行办公，工作限制性明显减少。 　　（二）材料的形成和传递方式有所改变 　　传统的文书处理过程中主要是通过报告和审批等形式来进行材料的审核，导致材料的正常实施要经历很长的一段时间。但采取了网络管理之后，通过网络能将各个部门的信息和文书资料等进行管理和传输，有效的节省了文件审阅的过程。同时，网络管理能将各个部门之间的文件格式进行统一，有效地解决了个人因素差异而造成的标准不一问题，同时能使材料的质量得到更加科学的管理和控制。此外，在材料的时效性上得到了一定的提升，使材料的利用者能及时的得到有效材料，减少工作中时间浪费。 　　（三）网络管理“双向”模式 　　所谓双向模式指的是在网络管理中能进行双向的信息接收、利用和交流。在网络环境下，信息的利用者能在及时的发现材料的合理性和科学性，并能根据材料提出一定的要求，已达到满足自身需求的目的。其次，工作人员能利用网络来了解信息使用者的真实需求，及时的对材料内容进行调整，以便于能适应利用者的需要。在日常的管理中，管理人员不及能与信息使用者进行交流，甚至可以进行直接的对话，使信息的使用效果得到了明显的提升。 　　（四）协作性特点 　　网络管理与传统的管理模式相比较在地域上有着一定的不同，事实上是地域被无限的放大了。在传统的模式中，管理工作只能被限制在办公室当中，而网络管理则通过互联网的方式将管理各个层面连接在了一起。在进行管理的过程中，各个部门不用受到地理位置的限制，而可以直接的进行沟通，使得工作的效率得到了有效的提升，形成了团体性的工作结构。 　　（五）提升管理效益 　　通过网络管理的方式一方面能为信息的决策者提供更多的有利决策方式。主要的优点在于不会因为一部分事物的疏忽而干扰到整体的工作方案，使得决策更加具体化、科学化。另一方面，网络管理能有效的提升办公的效益。在现代化设备的运行下，网络办公的速度得到了有效的提升，能自动的进行相应工作处理。这种方式有效的减少了工作人员的工作量，同时对工作的整体效益提升起到了重要的推动作用。 　　3 办公自动化对档案管理互动效应分析 　　（一）促进相关部门落实立卷制度 　　在档案的管理工作中，部门立卷一直是十分值得研究的话题，但当前我国企事业单位中仍然存在着以档案室代替立卷的现象，部分单位在一年之中，分几次将零散的文件送到档案室当中去，以此来代替立卷。同时，档案室的管理人员很多并不十分了解部门的具体工作，无法保证材料的真实性和完整