目的制订品质记录管理权责计划.docVIP

文件 類別 管制程序 文件 編號 P-DB-03 頁次 PAGE 2/3 文件 名稱 品質記錄 制修 日期 2000-12-20 版次 A0 目　　錄 壹、目的………………………………………………………………………….2 貳、範圍………………………………………………………………………….2 參、權責………………………………………………………………………….2 肆、定義………………………………………………………………………….2 伍、作業內容…………………………………………………………………….2 陸、相關文件……………….……………………………………………………3 柒、相關表單……………….……………………………………………………3 壹、目的：制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。 貳、範圍：本校於品質系統下，各相關部門運作產生之各項記錄與報表、表單均適用之。 參、權責：各項記錄之填寫及保存。───各相關單位。 肆、定義：無。 伍、作業內容： 品質記錄之產生： 表格之設計由各相關單位按作業需求負責設計之，以扼要簡明完整為原則，並隨同程序作業規劃書，一同經各部門會審通過後實施。 表格之修改依『文件與資料管制作業程序』之修定方式，經授權人員核准後始得修改。 舊有之外製印刷式表單（本程序未實施或未修改前），如不影響主要功能，可以用完後再使用新格式表單。 表格所列項目由使用人員依作業實施情況填寫，且依各程序規定有核准權限之人員審查、核准後始為有效之正式文件，然後由承辦人員依規定分送各相關單位，各相關單位依程序文件規定處理完畢後，將記錄按文件類別或編號、日期、性質收集存檔以便調閱，並須製作『品質記錄一覽表』，以便管理。 品質記錄儲存： 各單位專責人員自行保管，各式記錄於收集一定周期後或記錄累積過多時，須予以打包儲存，保存周期內應適當存放，並適當標識以利調閱避免遺失。 所有品質記錄保存期限，以『品質記錄一覽表』上所填入的保存期限為基準。 所有電腦相關之品質資料均須轉書面記錄保存，若無法或無必要轉成書面記錄，得以電子媒體加以儲存，並保持最新版本，由各單位相關人員，負保管之責。 若為傳真之記錄如有必要保存時，則應另行影印保存。 到期之記錄由負責保管部門予以銷毀。 陸、相關文件： 　●文件與資料管制作業程序。 柒、相關表單： 　●品質記錄一覽表 （P-DB-03-01-A） 文件制訂、修訂、廢止申請單 ■　制訂　　　　　□　修訂　　　　　□　廢止 申 請 單 位 總務處文書組 申 請 日 期 ８９ 年 １２ 月 ２０ 日 文 件 名 稱 品質記錄管制程序 文 件 編 號 P-DB-03 原　因　說　明 制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。 會簽單位 意　　　　　　見 簽　　　章 核 准 審 查 制 訂 校長 副校長 管理代表 總務長 組長 承辦人 NO:P-DB-01-01-A 文 件 名 稱 品質記錄管制程序 文 件 編 號 P-DB-03 制 訂 單 位 總務處文書組 制 訂 日 期 ８９ 年 １２ 月 ２０ 日 分發 單位 教務 學務 總務 秘書 技合 推廣 人事 會計 圖資 科系 通識 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 修 訂 紀 錄 修訂日期 申請編號 修訂內容摘要 頁次 版本／次 對 外 發 行 章 戳 作 廢 章 戳 發 行 章 戳 NO:P-DB-01-02-A