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人事档案管理存在的问题及应对措施 　　在实践工作中，笔者发现了人事档案管理工作中存在的一定不足和问题。主要表现在：管理理念滞后、管理制度不完善：管理方法陈旧、管理手段落后；档案内容失真、材料不全：管理人员综合素质不高等。其原因既有思想认识上的误区，也有体制上的问题。因此，为从根本上解决这些问题，我们必须更新档案管理理念、完善档案管理制度、采用信息化管理手段提高档案管理人员素质，全面提高档案管理水平，充分发挥档案的历史和现实作用。 　　 　　一、人事档案管理中存在的主要问题 　　 　　(一)管理理念滞后，管理制度不完善 　　长期以来，人事档案管理工作只停留在“说起来重要，排起来次要，用起来忘掉”的状态。认为这项工作就是保管性的一般工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。“重藏轻用”，普遍缺乏对其重要性的认识。管理者习惯于默默无闻的保管员角色，缺乏积极探索的开拓精神。人事档案管理部门还是延续以往那种坐等接收的工作作风，造成应当归档的大量有价值的档案材料分散在各部门或个人手中。目前人事档案工作的政策依据依然是20世纪九十年代制定的《档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规。由于人事档案工作涉及面广，且有一定的特殊性，因此要切实做到所有工作都有法可依，还有一定的难度。而且这些已出台的法律法规、规定性文件过于笼统，执行起来缺乏配套措施，不易操作。 　　 　　(二)管理方法陈旧，管理手段落后 　　大多数人事档案的收集、整理、储存、检索、利用仍沿用传统的方法。材料的收集靠行政命令：材料的整理靠小作坊式加工：材料的检索基本靠手工完成，大多数材料还是靠手工填写、拆卷、组卷，调阅档案采用原始的手工操作方式。由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象。不仅劳动强度大。效率低，而且直接影响到档案的完整与安全。虽然配置了计算机等现代化管理设备，但由于软件比较落后，常常只能调用简要信息，不能全面反映实际情况。 　　 　　(三)档案内容失真，材料不齐全 　　真实性是人事档案的生命。而现有人事档案中有相当一部分材料失真或不全。例如出生年月、参加工作时间、入党、入团时间等每次填写都不一致：姓名改变后不写曾用名：工作经历怎么省事怎么写，随意性很大。从而造成个人信息的混乱，尤其是一些比较常用的名字，更是容易出现重名，给材料归档造成麻烦，甚至引发不良后果。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集的归档材料不全面。如反映学校专业技术人才业务能力的技术发明、科研成果奖励等材料不在收集范围内，不能归档，导致人事档案内容不全面，系统性涟续性不足。 　　 　　(四)档案管理人员素质不高，业务水平参差不齐 　　档案管理人员素质的高低直接影响着其工作效率、工作水平和王作质量。由于多数档案管理人员没受过正规训练，而各级档案主管部门组织的专业知识培训机会又相对较少，导致工作人员业务不熟，认识不足，在很大程度上影响了档案管理工作的质量。特别是很多有价值的材料没有得到充分的利用，没有使人事档案发挥出应有的作用。更严重的是，在人事调动之际，一部分管理人员疏于将相关材料归人个人档案，使档案价值大打折扣。 　　 　　二、加强人事档案管理的几点建议 　　 　　(一)更新管理理念，完善管理制度 　　要充分认识档案工作的重要性，转变工作观念，加强档案和档案工作的社会宣传。特别是要加强档案作用和价值的宣传，提高大众的档案意识，扩大档案工作的社会影响。进一步增强社会档案法制观念，充分调动广大档案工作者的积极性和创造性，促进档案事业的发展。建立档案管理专人负责制度，在乡镇中心校及国办中学配置专职档案管理员。建立人事档案材料网络收集制度，明确收集的范围和要求。完善《鉴别归档制度》，完备归档手续，明确鉴别内容和归档的要求。健全《保管保密制度》，从制度上减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长其使用的寿命。规范《查阅制度》、《借阅制度》，做到档案使用有记录有备案。建立归档材料组织核实认定制度，由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查，确认无误后再归档。 　　 　　(二)应用信息技术，更新管理手段 　　在日常的管理工作中，形成了大量的信息。如果用手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理，从而提高信息的规范程度与利用效率。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求。因此应充分利用计算机及其网络平台，充分应用档案管理服务软件，开发形成一套科学高效的人事档案检索工具，在档案的查阅、借阅、收集、归档、统计等日常工作的