小企业质量管理体系表格的设计.docVIP

PAGE PAGE 0 小企业质量管理体系文件设计方法 (高级管理咨询师岗位资格考评论文) 单位：上海企之友管理咨询有限公司 姓名： 周 宏 军 日期： 2002/2/18日 目 录 标题 页码 录1 内容摘要2 关键词3 前言4 正文4 第一章 小企业运行国际质量管理体系中的一个问题4 第二章 国际质量管理体系的文件要求4 第三章 质量管理体系文件结构10 第四章 小企业文件结构设计示例和编制要求14 结束语17 参考文献18 内 容 摘 要：本文通过分析小企业实施国际质量管理体系ISO9001标准时产生的一个突出的问题——文件繁琐、记录表格太多，工作程序复杂等，展示了百人以下的小企业在人员较少、一人多职、文化素质不高的情况下如何建立质量管理体系的文件系统。同时，一部分企业虽然经过了认证但在企业运作中，始终有事后补做记录或做假记录的情况。那么这些问题的直接影响到了企业质量体系有效性。 问题摆在面前，产生的根源在哪里，既然是依照标准实施的管理体系，我们就先看一看标准都提了那些要求。 ISO 9001：2000标准由九个部分构成，其实体则是由后五个部分，即“质量管理体系”、“管理职责”、“资源皆理”、“产品实现”、“测量、分析和改进”。在标准中对文件的要求如下： 应形成质量手册； 明示应编制形成文件的程序有6个； 要求编制的支持性文件； 形成20种质量记录 需要注意的是组织文件都将随组织的类型、规模和内部情况而有所不同，力求精简、方便和有效。 实施ISO 9001：2000标准质量记录是工作产生的重点，标准要求明示“应”形成的记录有20处。记录是一种特殊文件也要随组织的类型、规模和内部情况而有所不同，力求精简、方便和有效。 对质量管理体系标准的文件要求搞清楚了，回头我们看一下常见的企业质量管理体系的文件结构一般是分为四级： 第一层次文件是总纲，由质量方针和质量手册组成，是组织确定企业方向。 第二层次文件是指示性文件，以程序文件形式出现，具体落实职能分工和部部门之间的衔接关系。 第三层次文件是执行性文件。可作为操作依据。 第四层次文件通称其他文件，包括报告、记录的表格、标签等，一旦记录上具体内容，就成为质量记录，是作为客观事实的证据。 以上是通常企业中的文件结构，其总体上是严密的、完整的，是经过时间考验的结构，但它存在的背景是大中企业，面对现在小企业运作ISO9001体系、就显得庞大和繁琐。对于小企业应设计了一套既符合国际标准，又有利于小企业运行的体系文件结构。其设计思想为： 1.把程序文件和质量手册合二为一，体系必要的方向性文件能写入的全部写入。 2.操作指导书等执行类文件能够在记录表格设计时尽可能的加入记录中。 3.质量记录的设计应对能够合并的同类记录合并 无论文件的结构有几层，应结合企业的实际和标准要求制定。管理类文件并入手册比较容易理解，指导性文件并入记录比较不好操作，本文举了两个例子加以说明。 为了能进一步说明小企业建立文件体系时的感性认识本文通过第四章以一个生产橡胶、橡塑配件制品的企业为例展示小企业实施国际质量管理体系的是文件设计方法。该企业在文件的编制过程当中对企业原文件统进行了整合共形成质量手册（包括18个程序文件）、必要的支持文件8个、形成了质量记录24种。 具体实施文件编制的过程为：首先，对企业的原有质量记录进行了收集、改编和补充；然后对各种管理制度分为三类，一类能够并入质量记录中的，另一类能够并入手册中的比如设备管理制度等，第三类是无法取代的，如工艺、图纸等，对前两种合并掉了，仅保留第三类；最后编制质量手册。小企业文件编制要点依次为确定编制依据，以过程为核心、突出文件的重点，文件要有针对性和短小精悍，指导性和确定性，要注意文件的相容性和可操作性。 作为特殊文件的记录表格的编制，主要要考虑以下诸方面： 1)确定需求：对各种需求的调查和分析，最终要得出关键性的结果足“我们需要取得什么成果”?除了倡议人所知的用途之外，是否还有其他用途这都要事前应予明确。 2)表格的布局：充分考虑表格的用途来确定表格的内容，以及可操作性，同时注意各种情况的发生以及使用的习惯等。 3)表格的结构： 表格结构上的考虑主要是一式几份以及纸张的选择。 关 键 词：小企业、质量管理体系、质量手册、质量记录、表格。 前 言 一个在全球经济一体化的今天，一个令人瞩目的新现象就是小企业的异军突起，蓬勃发展。可以说：小企业在战后世界各国的经济发展中，从西方到东方，正如雨后春笋一样兴起。同样国际质量管理体系随着小企业的发展壮大，逐步进入了小企业的管理店堂，一个复杂的体系，能在通常一个或少