信息化条件下会计档案电子化管理_00002.docVIP

信息化条件下会计档案电子化的管理 　　摘要：随着互联网、大数据、云计算、区块链接等信息技术的应用和电子商务的快速发展，信息化、电子化已经成为时代发展的主要趋势。会计档案电子化的实施极大地改善了信息管理的水平，提高了档案信息的利用率和共享率，因此如何推动会计档案电子化的进程，不断创新管理办法变得尤其重要。本文主要介绍了会计档案电子IZ的概念、背景、意义，分析了会计档案电子化管理现状，并提出了原则、对策建议。 　　关键词：信息化 会计档案 电子化 创新 　　一、概念和背景 　　会计档案电子化是以电子形式产生、传输、保管的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业资料。是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。由于电子会计数据的使用与会计软件系统紧密相关，不像纸质会计档案那样直观，必须在特定的计算机操作系统中才能使用，不同的财务软件或同一软件的不同版本生成的电子会计档案具有不同的格式，因此，财务软件及相关资料要作为会计档案管理。 　　2014年，国家发展和改革委员会联合财政部、国家税务总局、国家档案局在中国电信、中国联通、中国人保3家企业开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点，取得阶段性成果。 　　2015年12月财政部、国家档案发布了新的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号），已于2016年1月1日起施行。新《会计档案管理办法》指出会计档案的获得、报销、入账、归档、保管均可以通过电子化形式管理。新《管理办法》推出，肯定了电子会计档案的法律效率。这将极大推动电子会计档案的网络传递和线上应用，企业会计档案电子化管理势在必行。 　　二、会计档案电子化的现状 　　会计档案电子化虽然已经法制化和普及化，但是因为时间不长，再加上很多企业由于自身原因，缺乏会计档案电子化管理经验，很多企业处于观望态度，延续以往的会计档案纸质存档现象普遍存在。 　　会计档案电子化管理中技术环境的复杂性，制度建设的滞后性，软件环境和硬件设备的不稳定性，会计档案电子化管理存在许多问题，主要表现以下：一是会计档案查阅不便。二是安全存在隐患。三是真实性面临挑战。四是会计档案电子化完整性不够。原始凭证和会计档案管理这两个环节还处于半纸质化半电子化的状态。五是会计信息在使用的过程中存在问题。六是制度建设迫在眉睫。七是档案管理人员的素质有待提高。 　　三、会计档案电子化的意义 　　会计档案电子化具有广泛性、统一性、多样性、数字化、虚拟化和电子化等特点。会计档案电子化可以降低管理成本，减少资源浪费，提升财务管理效率，弱化财务人员劳动强度，同时还可以实现信息共享。 　　（一）有利于节约管理成上本、减少资源浪费，提高财务管理效率 　　例如中国电信广东分公司，每年节约纸张和打印耗材费300余万元，每年可节省库房约400万平方米，每年为广东分公司节省成本1000万。会计档案电子化后将节约大量的办公纸质和办公消耗，减少了成本费用负担，特别是帮助财务人员从琐碎的档案管理工作中抽离出来，集中精力处理会计核算和财务管理工作，提高工作效率。 　　（二）查询便捷，实现数据共享 　　从会计记账凭证到原始凭证，再到会计账簿，最后到财务报告，将整个财务核算过程进行融合处理，对原有分散化的档案信息进行再加工处理，建立数据库结构，所需信息可以直接读取。同时，打破查档地域限制，通过“互联网+”方式实施查询信息。在合理地授权下，会计档案管理人员或监督人员可在计算机设备上对归档后的电子会计档案进行灵活方便的查阅。 　　（三）简化和规范会计档案建立和归档的流程 　　通过ERP等各类会计系统对凭证或报表等会计资料进行汇总、查询和导出的功能，实现通过扫描仪等影像采集设备对大多数纸质原始凭证进行电子化采集技术的应用。大量以往需要手工编制或打印的会计资料现在可以直接在各类会计系统中生成并以电子化形式进行保存，使得电子化的会计档案资料的建立和归档流程更为简便高效。 　　（四）有利于?务大数据的发展 　　新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。 　　（五）有利于会计监督和检查 　　电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修