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信息化环境中的档案组织和管理理论新探 　　档案作为国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史记录①，具有来源广泛、内容丰富的特点，它自然地产生于每个组织或个人的活动中，具有高度的分散性和非系统性。同时，档案又具有原始记录性，要求真实、系统地记录事物的原始特征。这就为档案的收集和管理带来了困难，这种困难的最直接表现就在于档案的分类和检索。 　　 　　档案分类标准体系之窘境 　　 　　档案分类总是依据一定的标准体系，分类标准体系是所有档案工作的基础。然而分类标准体系本身的类目确定是颇具争议的问题，因为很难找到一个非常准确的词汇来涵盖所代表的档案的全部内涵和外延。在档案类别的划分中，粒度标准的确定也是一项非常困难的工作。因为粒度划分过粗（即类目数量过少）、过浅（即类别层次过少），会使大量档案归为一类，达不到“分而治之”的效果②。而类别过细过深，又会使归类工作复杂化而影响效率。对于有限的枚举类目，总是不能完全地涵盖所有档案的归属范围，于是会用“综合”、“其他”之类的类目来弥补。这种做法的实质是归于“综合”、“其他”类目中的档案实际上处于无以归类的境地。又有一些档案，既可归入此类，又可归入彼类，处于无所适从的境地，最后根据个人的喜好和认识，随机地归入其中一类，造成了具有相似内容的档案的归类异构问题。 　　另一方面，分类标准体系是按照档案属性的重要程度形成一定的属性层次架构。不同的属性排列次序会产生不同的分类标准体系，而依据不同分类标准体系来组织和管理档案会产生完全不同的分类结果和管理效率。例如，建筑部门在进行桥梁档案的分类时有“用途”、“结构”和“材料”等多种属性依据。按照“用途”桥梁可分为人行桥、公路桥、铁路桥等；按照“结构”可分为梁式桥、拱式桥、斜拉桥、立交桥等；按照“材料”可分为木桥、石桥、混凝土桥、钢桥等。而任何一个具体的桥都分别属于上述三种属性中的某一类，于是就出现了三个属性在分类标准中的优先次序问题。不同的优先次序排列方式，会产生截然不同的分类结果。而对于分类后的档案检索，则根据检索的关注点不同会有不同的效率。按照用途、结构、材料的次序分类的档案，对于针对用途属性而进行的检索最有利，而对于针对材料属性进行的检索就明显效率低下。而不同人由于其兴趣点的不同，总是偏好其中的某种优先次序而排斥其他种类的优先次序。不同领域的人群对于属性优先次序一般来说也是不同的。作为统一的分类标准，最后只能选择折中的解决方案。中国档案分类法就是这种折中的结果。 　　中国档案分类法由于要顾及各方各面的需求，因此非常注重完整性、系统性和全局性。但对于局部需求，特别是机构规模较小的情况，其约束能力十分有限，或者说效率较低。因此在国家档案分类标准指南中，对辅助表――综合复分表的应用就特别说明：“本表适用于主表的任何一级类目，但各馆、室可结合具体情况灵活运用。例如可规定到四级、五级，或在主表部分类目下重点使用，或选择本表的部分类目使用。”主表的统一性和辅表的灵活性为档案管理带来了方便，但也为档案的统一管理和广泛利用设置了障碍。特别是在信息化大趋势下，档案信息的整合和共享越来越成为档案管理的重要任务时，档案分类异构性问题显得更加突出。档案管理信息化使我们面临这种挑战的同时，也为我们提供了解决这一问题的机遇。 　　 　　档案分类之历史主义方法与逻辑主义方法比较 　　 　　档案分类曾出现过两种方法论倾向，即历史主义方法和逻辑主义方法。所谓历史主义的方法，是指从客观世界的现实存在状态出发，在承认和接受客观事实的基础上，全面、统一、综合地组织和管理档案。档案分类方法中的来源原则、历史时间原则就是历史主义方法的具体体现。所谓逻辑主义的方法，是从事物的抽象性质、特点、因果关系、必然联系等角度入手，运用归纳、概括、分类等逻辑手段对档案进行组织和管理。比较而言，历史主义更注重揭示事物的客观性、全面性和系统性，而逻辑主义则更注重剖析事物的细微特征。不论历史主义方法还是逻辑主义方法，都是对客观事物的分类。而任何分类都会对普遍联系的客观事物的关系进行割裂，而这种割裂自然地要遵循一定的逻辑规律。因此我们说历史主义方法和逻辑主义方法的主要区别不在于是否揭示和维护客观事物的联系，而在于它们揭示和维护客观事物联系的性能。对于档案分类，很难说哪种分类方法更重要，但根据具体情况二者的应用效果确实存在区别。 　　档案管理可以归结为档案实体管理和档案内容管理两个方面，前者是后者的基础。没有档案实体管理，就无从谈起档案内容的管理，因为档案内容承载于档案实体之上。档案实体消失了，档案内容将无从考证，所谓“皮之不存，毛将焉附”。档案实体管理是维护档案“原始记录”属性的根本方法，档案实体管理要尽可能地保证档案实体及其关系的客观性、全面性和系