信息时代档案形成在前说理论意义.docVIP

信息时代档案形成在前说的理论意义 　　摘要：本文认为，信息时代在“文件是档案的前身”的观点下，档案学存在着危机。档案形成在前说能够化解这种危机，对档案学理论研究有着积极的意义。档案形成在前说明确了档案概念、档案管理的对象，厘清了文件与档案、文件管理和档案管理以及档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别。 　　关键词：档案形成在前档案学　理论　危机　意义 　　 　　经典的档案学理论认为“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”，文件与档案是有区别的，与之相适应的是泾渭分明的文件管理和档案管理。然而，随着信息时代的到来，电子文件和电子档案的大量产生打破了这种格局。为了管理的需要，国内外档案界提出了“前端控制”、“全程管理”的思想，并提出“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”。在信息时代，文件与档案真的就没有区别了吗?如果它们没有了区别，那么档案学还有存在的必要吗?面对铺天盖地的电子文件，档案人感到了管理的危机并在积极应对，而对电子文件和电子档案的无区别认知，却并未引起档案人的重视，这正预示着档案学的危机，如果不能化解危机，档案学的消亡可能只是时间的问题。笔者提出的档案形成在前说，对于区别文件与档案，对于化解档案学的危机有着积极的理论意义。 　　 　　1　档案学的危机 　　 　　档案学的存在是由于档案的存在而存在的，如果没有了档案的概念，档案学也将随之消亡。信息时代，档案学正面临着消亡的危机，这不是危言耸听，可以看看事实。面对大量的电子档案，档案人感到了前所未有的挑战。提出的“前端控制”，就“是强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整”：还提出了“全程管理”，就是“根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理”：国内外档案界还提出了电子文件生命周期理论，认为对电子文件“必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终，从头到尾参与电子文件的全程管理”，“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”：国外还提出了文件连续体理论，其定义是：“从文件形成(包括形成前，文件管理系统设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。从“前端控制”、“全程管理”和电子文件生命周期理论、文件连续体理论可以清晰地看出，它们都在有意无意地抹杀文件与档案的区别，模糊文件与档案的概念，不是有学者提出不应再区分“文件管理”和“档案管理”了吗?我们从中看到的只是对电子文件的管理，电子档案到哪里去了?如何对电子档案管理不得而知。而文件连续体理论中的管理对象就更模糊了，其管理的对象是文件?不是。是档案?也不是。是文件与档案的混合体?似乎也不是!是“文件连续体”?也似乎不是!因为，文件连续体定义既未说明其管理对象是“文件连续体”，也未说明什么是“文件连续体”(指管理对象)，文件连续体理论的管理对象究竟是什么是很难说清楚的。国外还有学者已经提出“模糊文件的分界线：电子文件的标准与实践”的观点，并预示“文件之间的分界线被模糊了，因此文件、文献和信息之间的差别、个人和组织之间的差别、中介机构和档案馆之间的差别也都消失了”。从上述不难看出，档案的概念正在消失，档案管理正在被电子文件管理所代替。在信息时代，没有了电子档案的概念，没有了对电子档案的管理，档案学还能存在吗?档案学还有存在的必要吗?即便是存在，那还是档案学吗?档案学并入文件学也只是时间的问题。而如果如国外学者预示的那样模糊文件分界线，文件、文献和信息之间的差别消失了，那么档案学将会被信息学所替代，而且，事实上在实践中已经有了这种征兆。我们来看看各高校档案专业院系的名称，近几年纷纷易名，不是与图书情报专业合并，就是改为信息资源管理院系，似乎档案概念连安身之地都没有了。再看档案专业教学，原有的档案管理课程“文书学、档案管理学、档案自动化管理，这三门课程呈现一种直线的讲授方式，分别介绍从文件到档案，进而在档案馆里进行档案信息处理的过程。而电子文件管理这门课程，却呈现一刀切、一竿子到底的现象，需要从系统设计说到电子文件的流程、管理及电子信息的永久保管，几乎包括了原先三门课程的主要内容。”也就是说电子档案管理的课程内容已经消失在电子文件管理课程之中了。目前，作为档案专业教材的主要有两种，一种是冯惠玲主编的《电子文件管理教程》，另一种是刘家真主编的《电子文件管理理论与实践》。从其名称上看，已经看不到档案的身影了：从内容上看，档案和电子档案的概念在其中已基本消失。“就国外而言，对电子文件和电子档案一般没有分别定义，甚至根本没有‘电子档案’这个概念”，“在国外‘电子档案’一词极为少见”。 　　档案学的这种危机应该引起档案界的重视。但