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物资管理制度 版次/修订码：A/0 PAGE 13 WZ05 采购合同管理工作程序 合同的拟订、签署、分发与保管 评标报告或议标报告经批准后，由采购主管根据招标文件和需供双方往来函件拟订采购合同，经经理审阅后由采购主管传送至相关部门评审。 文员负责制作装订合同文件，采购主管负责传送双方签署。签署顺序原则上应由对方先签署。对方签署后，采购主管应核对合同文件有无改动，签署是否具备效力，确认无误后再由我方主管领导签署。 公司应当保存采购合同正本一份，副本两份。正本交财务部存档，副本一份交项目发展部，另一份由物资管理部保管使用。分发合同时应由文员填写《采购合同分发登记表》。 付款 合同关系确立后或合同签署后方可办理付款手续。 采购主管负责填制《物资采购付款证书》，按照审批顺序传送各部门及公司领导审批签署。 《物资采购付款证书》应附下列文件或凭据： 支付定金或预付款的，附中标通知书或合同中付款条件所在页。 物资到达前需支付货款的，附供应商付款申请书及物资管理部审核意见。 物资到达后支付货款的，附物资验收凭据。另按合同条件扣回全部或部分定金或预付款。 质量保证期届满后支付质量保证金的，附供应商付款申请书及物业管理部门和/或物资管理部审核意见。 原合同范围以外增购物资付款的，附增购协议或补充协议之主要内容。 《物资采购付款证书》审批完成后，由文员另复印三份，物资管理部存一份复印件，原件及另两份复印件交财务部按合同规定的付款期限办理支付手续。 货期及物资采办管理 合同签署后至物资到达前，采购主管应视具体情况每隔一定时间了解一次物资生产及采办进展，发现异常时应及时与对方交涉。 如有需要，采购主管应组织项目发展部、设计管理部和工程技术部（视物资种类而定）赴供应商或其经销的物资工厂核查生产进度和加工质量，供应商为经销商的应核查其物资订购方面的文件，供应商代理进口物资的，核查其物资订购凭证、加工委托书、运输、提单、进关、存贮等文件。 合同规定中间验货作为付款条件的，采购主管验货后，应出具证明文件，并作为《物资采购付款证书》的附件。 合同履行与变更 涉及合同履行中的一般事项，供应商来函由经理审核认可；致供应商函件由经理签发。往来函件存档作为合同履行的补充文件。 涉及合同一般性条款变更的，由经理与采购主管讨论决定；涉及产品替代的，应经设计管理部审批，超越部门审批权限的，由部门上报主管领导审批。 不论供需双方中何方提出，涉及重大合同条款变更的，物资管理部应知会项目发展部、设计管理部或财务部（付款条件变更），并向主管领导和总经理报告，征得初步认可后，拟订补充协议，履行合同会签程序。补充协议经双方签署后按1.3款发至原合同保有部门。 合同签订后，采购物资发生数量增减的，设计管理部应向物资管理部发出指示。如数量增减较大或原物资属定制的，物资管理部应尽快拟订补充协议，安排供应商组织生产或采办；数量较少的，由物资管理部向供应商发出供货通知。该通知作为合同结算的依据。 合同支出台帐 每月末采购主管应分项目搜集整理各采购合同的支付情况编制《物资采购合同支出明细表》，供项目发展部编制项目月报。 合同结算 装饰性材料、设备采购合同在供货完成后两个月内办理结算手续，计算出供货数量、合同金额、使用单位（分包商）领用数量，并向供应商、分包商分别发出数量和/或价款确认函。确认函由总经理签发。确认函经对方确认后抄送合约管理部。 结算手续完成后，采购主管应拟订《装饰性材料、设备采购合同结算报告》，经理审核后签发，抄报总经理、主管领导，抄送设计管理部、项目发展部。结算报告仅起知会作用，供领导和有关部门监督物资管理部合同管理职责及作成本分析与工作检讨之用。 结余物资管理 每项合同完成后的结余物资应及时填入《物资管理部结余物资明细表》。该表每季度末更新一次。更新的明细表由经理审核签署后存档备查。 结余物资的领用应填写《物资领用审批表》。属公司和公共用途的，由经理审核，采购主管发放；属私人用途的，由总经理批准。 附录： 采购合同分发登记表（WZ05-01） 物资采购付款证书（WZ05-02）。 物资采购合同支出明细表书（WZ05-03）。 装饰性材料、设备采购合同结算报告（WZ05-04）。 物资管理部结余物资明细表（WZ05-05）。 物资领用审批表（WZ05-06）。