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关于高职院校教务秘书工作思考 　　[摘要]教学工作是每所高校的核心部分，而教务秘书在教学管理中的作用不容小觑，是学校整体的联络枢纽部。在如今的各大高校里，教务秘书的现状让人担忧，针对这一状况如何更好发挥教务秘书的作用，则尤为重要。 　　[关键词]教务秘书；教务工作 　　[中图分类号]G640 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1671-5918（2015）05-0015-02 　　doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2015.05-008 [本刊网址]http：// 　　在当今形势下，各大高校都追求教育教学质量。而教学质量的提高在一定程度上受教学管理水平的制约。因此，提升教学管理水平是提高教学质量的基本需要。教务秘书作为学校教学管理工作的首席执行者，是教学管理队伍中的重要组成部分，对保证教学秩序的正常运行和提高教学质量起着重要的作用。 　　一、高职院校教务秘书工作的职责及其特点 　　（一）高校教务秘书的工作职责 　　1.做好日常的教学管理工作将每天接收学院各个部门发出的通知和信息、学院会议精神、任务要求，并将他们尽快传达给相关的老师和学生；每个学期都要进行编排课程、教材的征订和发放；教室的安排和分配；制定下一学期的教学计划；办理和汇总教师的调课情况并将其上报给教务处；协助院领导和主任进行教学检查；撰写各项总结等。 　　2.合理安排考务事宜负责组织各种等级考试的报名、校队、安排工作和准考证及证书的发放；负责办理学生的重修、补修等手续并及时通知学生，向教师提供确定名单；精心做好期末考试试卷的检查、整理、印制及存档工作，并组织学生参加考试和教师监考工作等。 　　3.系部的档案管理教务工作过程中的材料颇多，作为教务秘书，对这些材料的分类和保存是至关重要的。一般来说，系部材料大致分为：上级部门下发的教育法规方面的资料和政策性文件、有关系部招生的文件（招生计划、新生录取名单及各类报表等）、学生的学籍档案、教师的具体资料、每学期的教学计划和课程表、教学科研成果等。对于这些教务档案的保存，要按照内容进行分类分袋专柜保存，做到完整、系统和准确，提高档案的利用价值。 4.学生的报道注册、信息反馈和毕业事宜管理按照学院要求在学期初，办理学生的报到、注册手续，每学期组织安排学生对老师进行教学质量评价。定期搜集学生的信息反馈表，将学生反馈的各项意见汇总至学院主任和教学领导。对于临近毕业的学生要进行毕业资格审查和毕业证书的发放等。 　　（二）教务秘书工作特点 　　1.服务性教务秘书作为高等院校最基层的教学管理人员，主要工作就是为老师和学生创造一个更好的学习环境，要自觉从学生和教师的角度去考虑解决问题。另外教务秘书的服务对象还包括学校其他一些职能部门，在一定程度上要帮助他们共同做好管理工作，这就要求教务秘书要认真热情，并且要一视同仁。 2.综合性教学管理工作除了教学工作外，还要涉及到学校各大院系、行政部门、师生、家长或是一些企业，因此在这复杂的系统里，教务秘书要妥善处理好每一个关系，及时与其他部门联系沟通，营造一个良好的工作氛围。另外教务秘书的工作多样化，不管老师、学生还是考务、教务，只要和系部教学有关的工作都是教务秘书的职责。 3.辅助性教务秘书是教务处下发工作的执行者，对于教务处布置的工作要尽快做好，在教务处和学生教师以及系部之间做好传递，上情下达，将教务处下发的政策规定和通知等及时传达下去。另外将基层的情况及时汇报给教务处。教务秘书同样属于系部，辅助系主任做好教学管理工作，帮助系部教师做好教学服务。 　　4.繁琐性在整个教学管理系统中，教务秘书身兼多职，除了做好教务教学管理工作，还要做很多其他工作。教务秘书的I作内容复杂，涉及面很广，没有规律可循。 　　5.沟通协调性教务秘书的工作协调范围比较大，经常要与系部和学校职能部门、系领导与老师、学生等接触，因此，教务秘书具有协调左右、沟通信息和改善关系的作用。这就要求在工作中必须要认真负责，做好人际交流工作，协调好与其他部门的关系。 　　6.信息化随着科技信息的发展，高职院校为了加快教学改革的步伐，现如今的教务管理事务已经逐步利用了网络化管理的快捷。教务秘书在工作中已经熟练的使用了电子邮件、飞信、QQ、教务管理系统、OA办公软件等办公手段，在这个信息发达的时代，教务秘书越来越高效快捷高质量地完成教务管理工作了。 　　二、高职院校教务秘书的现状 　　（一）工作懒散，缺乏一定的激情 　　由于教务工作繁琐且杂乱无章，很多的教务秘书在工作中只是单纯的应付工作，怀着“只要按要求去做，不要出现错误就好了”的想法去工作。这种消极的情绪和懒散的状态，丝毫没有感情可言，也不利于学院教学工作的进行，得过且过的工作态度，更不利于教务工作的创新，在一定程度上影响了