记档案数字化整理采购项目需求方案.PDF

日照市东港区工商行政管理局档案信息化加工服务、企业注册登 记档案数字化整理采购项目需求方案 采购单位： 日照市东港区工商行政管理局 采购代理机构：山东国咨建设项目管理有限公司 项目名称：日照市东港区工商行政管理局档案信息化加工服务、企业注册登记档案数字 化整理采购项目 编制时间：2018年08月01 日 一、项目概况及预算情况 预算金额已经落实，11万元。 二、采购标的具体情况 第一部分 采购清单 一、采购内容： 1.本次数字化加工的内容包括东港区工商行政管理局2018年1月以来全部企业注册 档案扫描加工及文书档案，总需加工注册登记档案约48万页 （估算数量，最终以实际 扫描量为准）。包括档案整理，使用工商行政管理系统专用影像档案软件扫描、录入、 质检、归卷，并包括因上述工作引起的档案资料的运输、搬运等相关内容。投标人提供 项目所需的人员工作所需的技术环境。加工所需的技术设备及加工实施过程中所需耗 材、维修等均由中标供应商负责。 2.最终用以结算项目总工程款项的数字化加工数据量按照工程结束验收后的实际 数量来统计，统计方法经双方确认。 二、数字化加工技术要求： 符合 《纸质档案数字化规范》 （DA/T 31—2017）要求。 1、扫描、处理标准 1.1扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况； 保持原档方向。 1.2分辨率：全部档案扫描分辨率标准为200dpi灰度， 1.3光盘存档的电子文件为JPEG/JPG，在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占 用空间。 1.4存储格式：以JPEG/JPG格式存储。 1.5文件命名：扫描形成影像文件命名必须与条目档号一一对应。如0001（案卷号） -001张页号或顺序号。 1.6 图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文 内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对 应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。 1.7所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净 （在放大50％的情况 下）。 1.8 图像整体倾斜不得超过1度；不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的 现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。 1.9 由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比 较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但 应尽量保证图像可读。 1.10清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹 笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深 浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且不能 覆盖或影响书本正文内容。 1.11 对宗卷中无法进行扫描的文件 （如证据），进行拍照存储时，存储格式、文 件命名规则同扫描文件。 1.12扫描生成的JPG注册登记档案文件，按照规范要求上传到工商局电子影像档案 系统中，保证目录与电子目录一致。文书档案生成双层PDF，按照要求上传至档案管理 系统。 2、档案案卷要求： 2.1制订一整套 “出库—数字化前处理—拆卷—扫描—质检—上传—装卷—入库” 的解决方案。 2.2严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目确认的档案交接清单。 2.3按照扫描量明确交接周期和档案交接量。 2.4制订完善的管理体系保证在施工过程中档案不损毁、不丢失。 2.5如果发现破损严重的档案，须立即报知东港区工商行政管理局。 三、扫描工作环节与质量要求 扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管 理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立 完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、目录著录、拆卷整理、档案扫描、 图像处理、档案装订、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检，并确保扫 描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下： 1、数字化前处理：中标供应商要扫描案卷质量、填写备考表、确定扫描范围、按 照东港区工商行政管理局档案管理纳入全宗编制档号，以保证数字档案与实体档案的对 应。 2、目录著录：中标供应商需