加强对档案数字化建设要点分析.docVIP

加强对档案数字化建设要点分析 　　摘 要:本文作者结合多年从事档案管理工作经验，主要阐述了档案数字化建设的紧迫性及存在的几个关键问题。并对抓好数据库建设，分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展等提出了一些意见。供同行参考。 　　关键词：档案管理；数字化建设；紧迫性；要点分析 　　 随着我国社会信息化进程的加快，计算机、网络技术广泛应用于科研和办公系统，数字档案馆的建设也引起了人们的广泛关注。目前，档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。然而，企业档案的数字之路是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案室的数字化之路，为今后的数字化档案室的建设打好基础。近年来，我们档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中，数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。 　　 一、首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性 　　1.1 档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。 　　 1.2 形势发展的需求 　　21世纪是信息化的时代，省公司把数字档案建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它存有数万卷档案资料，数千件档案文件，是企业最有实用价值的信息资源库，这样一大批档案信息资源不能很好地为企业领导和职工利用，充分实现信息共享，数字档案就不是真正意义上的数字档案。所以，要首先要建设数字档案室。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个有待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。目前，档案室的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。 　　1.3 企业强烈需求 　　 当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；职工对档案信息需要量不断增加，如输电运维中心、设计所等部门办公地点与档案室相隔太远，技术人员到局大楼查阅资料和图纸来回要浪费许多时间和精力，他们迫切要求信息共享；这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室存档的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 　　二、档案数字化建设的几个关键 　　 2.1 推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平 　　 目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多和乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 　　2.2 数字化建设要着眼于提高系统的整体水平 　　档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。 　　2.3 有重点地抓好数据库建设 　　目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有