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加强基层党校档案信息化管理思考 　　摘要：党校档案是指党校在日常的教学、科研等管理活动中形成的，对党校建设和社会发展具有查考价值的各种不同载体的历史记录。加强党校档案管理工作可以为党校的日后管理、教学提供可靠原始依据。随着科学技术的发展，计算机技术、网络信息技术等渗透到档案工作中，使基层党校档案工作者面临着严峻的挑战。本文首先指出当前基层党校档案管理工作中存在的问题；其次阐述了加强基层党校档案信息化管理的重要意义；最后从转变方式、建立有效的档案管理信息系统、提高档案管理人员的素质、加大经费投入等方面提出了加强基层党校档案信息化管理的若干建议。 　　关键词：加强；基层党校；档案；信息化；管理 　　档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。党校档案是在党校办学实践和教学科研中形成的重要文件材料，既是党校的历史记载，又是党校发展可借鉴的重要资料。因此，认真积累，整理有关材料，建立并管理好党校档案，十分必要。由于受到传统的管理方式的影响，当前党校特别是基层党校的档案管理与信息化时代的要求不相适应，存在着某些问题。 　　一、当前基层党校档案管理工作中存在的问题 　　1.归档文件材料收集不全 　　归档文件材料的手机是档案工作重要的一环。归档文件材料的收集是为整理文件材料做准备的，没有了收集工作也就没有了档案。文件材料收集是否完整齐全，直接影响着整理工作的顺利进行，以及档案在利用过程中的实际效果。而在档案管理工作中，由于有些文件没有同步送到管理员手中，造成部分文件的丢失；还有些科室为了自己查阅的方便，对有些文件材料、会议资料自留不送等现象，给文件归档工作带来了很大麻烦。 　　2.管理手段落后，设备陈旧 　　大部分基层党校档案管理设施落后，档案室环境不佳，空气不流通，不利于档案的长期存放，甚至会因为霉变而影响档案外观和完整，相关的硬件设施配置也不齐全。大部分基层党校档案管理设备远远不能跟上科技时代的步伐，没有意识到档案管理效率提高的必要性，对于实行信息化管理模式认识不足，重视不够。 　　3.档案管理制度不够完善 　　很多基层党校在制定档案管理制度的过程中，只是大致规定了需要归档材料的内容和项目，而没有明确规定应该归档的时间、归档要求和具体的奖惩措施。特别是对日常的档案管理工作缺乏常规性的检查和监督，导致档案管理工作形成了一种自发行为。制度的缺失使党校档案管理工作没有形成整套系统，部分单位甚至连专门的档案室都没有配备，最终导致了党校档案的收集、整理和分类处于比较混乱的状态。 　　4.档案管理意识比较薄弱 　　首先，个别党校领导和档案管理人员对档案工作不够重视，导致归档材料不系统、档案文件材料管理不规范、归档材料不完备，更有甚者流失了重要资料；其次，党校教学、科研人员对档案的管理工作人士不够清晰，不能及时上交教学和科研的工作档案，极个别管理人员对档案归档工作持消极态度。 　　二、加强基层党校档案信息化管理的重要意义 　　1.档案管理的信息化可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益 　　一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力；实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力；档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了档案管理人员的负担。三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。四是提高工作效率。实施档案管理的信息化后，管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高了工作效率。五是有效地提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是整个单位内部的信息中心。 　　2.实现档案管理与信息电子化的有机结合 　　随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案