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档案管理【第10章】 第十章 档案的利用服务与统计 档案具有特殊价值和作用，而这种价值和作用只有通过利用才能实现。 档案统计是档案管理工作的重要内容之一，涉及了档案管理领域所有的重要事实与数据。登记则是统计数据的主要来源。 学习本章，要理解和掌握档案利用服务的常见方式和档案利用服务方式的发展与创新，了解档案统计的基本知识。 第一节 档案的利用服务与开放 一、档案利用服务工作概说 档案利用服务工作是指档案保管部门以所收藏的档案资源为依据，以利用者为服务对象，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 二、档案利用服务的常见方式 利用服务中提供 档案信息资源的 方式，概括起来 一般有以下几种： 一是提供档案原件服务。 二是提供档案复制品服务。 三是提供档案信息加工品服务。 三、档案利用服务方式的发展与创新 按照现行法律、法规和规章的规定，可以向公众开放即公开的文件和档案，应该包括三个部分： （一）内部档案机构可以面向社会提供有限制的利用服务 所谓面向社会提供有限制的利用服务即“适度开放”的含义是： 1.机关档案室等内部档案机构仍应坚持主要为本单位和本系统工作活动服务，主要为本单位领导、职能部门和员工服务。 2.党政机关档案室应安排一部分时间和精力，以各种方式向本机关的服务对象即有关公众和社会组织提供已公开和可公开的文件和档案。 5.政府信息公开工作中对5类不予公开信息的限制性规定，当然适用于内部档案机构。6.内部档案机构“适度开放”可与现行文件利用中心互补。7.内部档案机构“适度开放”还可与档案馆互补。因为档案馆开 3.企业的内部档案机构可以在互利互惠和确保企业合法权益不受损害的前提下，有条件地向关联单位或客户提供本企业文件和档案的利用服务。 4.高等学校档案馆、特大型企业集团档案馆等一部分规模较大的国有企业、事业单位档案馆，已经成为法定的或事实上的终极性档案馆。这类档案馆既是所在单位的内部机构，又有义务承担公共档案馆的某些职能。 （二）公开文件和开放档案应视为已经公布已公开文件和已开放档案都应该视为已经公布。不应再对已开放档案的利用者设置“无权公布”的障碍。 （三）数字档案馆建设推动了档案资源共享 数字档案馆的建设，突破了时间和空间的限制，克服了馆藏资源匮乏的局限，满足了分布于不同领域、不同时间的信息用户多元化、个性化的信息需求，可以最大限度地实现档案信息资源共享。 四、开放档案 （一）开放档案的含义 开放档案是指将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简单的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。 （三）开放档案的意义 1.开放档案是社会文明程度的体现 2.开放档案有利于促进档案馆事业的发展 第二节 档案统计工作 档案统计工作，就是运用一系列的统计技术与方法，通过表册和数字的形式，描述和分析档案和档案工作各种现象、状态和趋势，揭示档案和档案工作量变过程的一项业务环节。 （一）档案统计工作的意义 1.档案统计工作是进一步做好档案实体管理工作的重要依据。 2.档案统计工作是档案事业建设的一项重要基础工作。 3.档案统计工作可以为制定档案工作方针、政策提供依据。 （二）档案统计工作的基本要求 1.档案统计工作必须保证真实性、客观性和科学性。 2.档案统计工作应遵循全国统计工作的现代化建设要求。 3.充分发挥档案统计的服务和监督作用。 二、内部档案机构的登记与统计工作 （一）内部档案机构的登记工作 ☆内部档案机构主要是指单位内部管理档案的部门，包括内部档案馆（室）、资料室等。 ☆档案登记分为档案状况登记和档案工作状况登记两个方面的内容。 （二）内部档案机构的统计工作 内部档案机构的统计工作以登记表（簿）的实际记录数据为基础，根据实际利用的需要，按照档案统计的工作步骤与要求进行即可。 例如主要按照类别进行馆藏档案的数量统计，样例格式见表10-10。 三、公共档案馆的登记与统计工作 （一）公共档案馆的登记工作 1.档案状况登记 （1）收进登记簿 （2）全宗名册 （3）全宗单 2.档案工作状况登记 公共档案馆档案工作状况的登记工具与内部档案机构相同，包括档案人员进出库房登记，档案清点、检查登记，档案借阅登记，档案复制、摘抄登记，档案利用效果登记等内容。 （二）公共档案馆的统计工作 公共档案馆的统计工作较为复杂，除了对某一全宗的档案情况进行统计，还要对馆藏所有全宗的情况进行统计。例如简单的馆藏全宗数量统计表，见表10-15。 四、档案行政管理部门的统计工作 （1）全宗卡片 （2）档案成分和数量变化情况报道表 （3）档案事业基本情况统计年报 思考练习题 1．什么是档案利