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参考文献著录自动编排技巧 　　摘 要 撰写论文过程中，涉及参考文献更改，手工调整文献的标注和著录顺序，烦琐且易出差错。多数著作者使用的Word软件，可以实现参考文献著录的自动编排和调整。参照Word帮助系统，总结出文献著录的自动编排技巧。 　　关键词 论文；参考文献；著录格式；自动编排 　　 　　查阅参考文献并将之整理著录是科技论文写作的重要工作内容，按照国家标准[1]，参考文献在正文中的引用标注方法可以采用顺序编码制，也可以采用著者出版年制。目前多数期刊采用前者，图书采用后者。采用顺序编码制时，如果参考文献数量较少，手动著录方式很方便，但参考文献数量较多时，涉及正文标注和正文后参考文献著录序号的重新编排，工作繁杂。在多处引用同一文献时，还会漏改正文中的标注，出现张冠李戴。据说，现在有专门的软件(End notes)可以解决参考文献著录的自动编排问题。但多数著作者使用Word软件撰写论文，该软件可以满足科技书刊的一般版式和公式等难度较高的排版要求[2]，因此被广泛应用。使用该软件的“插入引用”功能，完全可以实现著录内容的自动排序，再加上一些排版技巧，就可以满足刊物发稿或学位论文撰写等对参考文献著录的格式要求。 　　 　　1 基本方法 　　1.1 单次引用文献 　　首先将光标定位在正文需要标注参考文献的位置，将鼠标移到命令行，执行“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”选项窗口，如图1所示。 　　 　　在图1的“位置”栏选择“尾注”，系统默认在“文档结尾”，即正文的最后；在“格式”栏选择编号格式为阿拉伯数字，“起始编号”系统默认为“1”，“编号方式”默认为“连续”；在“应用更改”栏选择“整篇文档”。这时用鼠标单击按钮，则光标跳到正文的最后，并自动给出顺序编号为1，等待输入参考文献著录项目。按照格式逐字输入各项，也可以用复制粘贴方法从别处贴过来。完成一篇参考文献著录内容的输入后，用鼠标双击文献编号，光标又会自动跳到该参考文献在正文引用的标注位置。这时就会看到第一篇参考文献的序号已经标注在正文中相应的位置。重复上述过程，可以在正文的任何位置随时增加参考文献序号，并且在对正文中标注位置进行移动或增减文献操作后，系统会自动调整正文中的标注和文后参考文献表的顺序和编号。如果在正文同一位置引用多篇文献，在完成前一篇著录后，在标注序号之后加一“逗号”，在逗号后再标注后一篇文献。这就是说用这种方法不能形成如[35]的上角标注形式，只能是[3，4，5]的上角标注形式，好在后者也符合国家标准[1]。 　　1.2 重复引用文献 　　同一篇参考文献有时会在正文中重复引用，Word将这种情况定义为交叉引用。首先将光标定位在正文需要再次引用已引参考文献的标注位置，然后用鼠标执行命令行的“插入”→“引用”→“交叉引用”命令，打开“交叉引用”选项窗口，如图2所示。 　　 　　在图2的“引用类型”栏的下拉式菜单中选择“尾注”，这时在窗口的下半部分出现已著录过的参考文献；在“引用内容”栏的下拉式菜单中，选择“尾注编号(带格式)”；通过滑动“引用哪一个尾注”栏的游标，找到需要再次引用的参考文献，并选中它。单击按钮后，在正文中需要再次引用同一篇参考文献的标注位置便自动生成了该文献的编号。 　　使用交叉引用的功能后，再进行增减引用文献操作时，交叉引用文献标注的原序号暂时不会自动变化。这时，将鼠标光标置于正文左侧无文字处的边缘，三连击鼠标左键，刷黑整个文档，或压住鼠标左键，拖动鼠标选定相关段落，释放鼠标左键后将鼠标光标移到刷黑的文档上，单击鼠标右键，屏幕上出现一个如图3所示的对话框。选择“更新域”命令，交叉引用文献标注号跟随参考文献的新序号而更新。如果不小心删除了第一次引用的某篇参考文献标注，执行“更新域”命令后，涉及交叉引用该删除文献的标注位置，会出现“[错误!未定义书签]”的提示性文字。这时，需要判断该处是否还要引用那篇文献，如果不引用，将正文相关内容一并删除，如果在此处仍需引用，则删除提示性文字后，在该位置按照首次引用的操作过程重新录入参考文献即可。 　　 　　2 满足期刊发稿要求的著录形式 　　根据前文所述完成了参考文献的正文标注和正文后的自动排序编号后，我们会发现正文中和参考文献表的编号还不太符合国家标准[1]要求的编号形式：自动编号的数字没有带中括号“[ ]”。这时，只能手动添加了。方法是将正文参考文献标注位置的数字通过键盘录入加上中括号，然后用鼠标选中中括号和数字，执行“格式”→“字体”命令，打开字体窗口，选择字体选项卡，在卡中的效果栏里选择“上标”选项，然后按[确定]按钮，就符合参考文献在正文中的标注形式了。如果认为上标式的标注文字太小，可将其单独加大半级字号。一般将其定义成宋体字比较美观。上述过程可