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国际商务书面沟通基本原则 　　摘要 商务沟通是国际商务活动的必备技能，优秀的商务人才应具备出色的国际商务沟通能力。国际商务书面沟通的形式多种多样，本文仅从国际商务书面沟通中语言的共性进行探讨，在总结中外学者关于沟通理论的研究成果的基础上，将国际商务书面沟通的基本原则整合为言简意赅、完整清晰、积极向上三个方面。 　　关键词 国际商务；商务沟通；原则 　　中图分类号 G642 文献标识码 A 文章编号 1671-489X（2008）016-0077-03 　　 　　随着中国加入世界贸易组织和改革开放的全面深入，中国经济与世界经济接轨的步伐越迈越大，中国参与国际商务往来日渐频繁。为了能使商务活动顺利进行，培养一批既熟知外经贸专业知识，又具备出色的国际商务沟通能力的复合型人才成为当务之急。国外一些专家将有效的书面沟通应具备的特征归纳为7c，即， “谈话式 （conversational）、清晰（clear）、简洁（concise）、完整（complete）、明确（concrete）、建设性（constructive）、正确（correct）”[1]。笔者将上述整合归纳为言简意赅、完整清晰、积极向上三个有效的国际商务书面沟通的基本原则。 　　 　　1 言简意赅 　　 　　许多人都有这样的误区，认为商务文体应该用严肃、正式的表达法，因此尽量从词典里选择最隆重华丽的词汇，其实不然，商务书面沟通作为商务活动的主要传播媒介，必当以商务活动的务实性为准则，以简单朴实的语言为主，是口语的书面化表达。 　　1.1 选择常用词汇在国际商务书面沟通中不需要使用那些晦涩难懂看似深奥的“大词”以突显文章的严肃性，应该使用常用、简单的词汇以保证读者能够读懂。比如，若用一个简单的previous可以表达“之前的”含义，则完全不需要故作隆重地引用法律用语aforementioned。后者不但会用的不多而且也没有必要特意去记。类似的例子还有:Utilization可用Use等等。 　　1.2 选择口语化句型在书面沟通中避免使用那些已被淘汰了的行话，尽量使用平易近人的口语化语句。例如：Upon procurement of additional supplies，I will initiate fulfillment of your order。我们可以用I will fill your order when I receive more supplies表述，很显然后句更人性化，符合普通人说话习惯，更容易被读者接受。 　　1.3 选择简洁的语言英国文豪、戏剧大师莎士比亚曾经说过：“简洁是智慧的灵魂”。商务世界里，每一分钟都是金钱，浪费时间在无用的信息上就是自毁商机。能用一个单词表达的意思就不要用一个短语甚至一句话来表达。例如：Due to the fact that 完全可以就用Because表达。 　　一封商务信函应在表达清楚意思的前提下以简短取胜，而不需要长篇大论的抒发自己的情感。比如：Perusal of the records indicates a substantial deficit for the preceding accounting period due to the utilization of antiquated mechanisms. 这句话的核心意思用以下句子就可以说清楚：The records show a company loss last year due to the use of old equipment. 　　1.4 选择主题最好不多于两个美国语言哲学家H.P.Grice提出为保证会话的顺利进行应遵循的四个原则。即：1）量的准则；2）质的准则；3）关系准则；4）方式准则。根据以上量的准则，沟通双方所说的话应包含交谈目的所需要的信息，同时不应包含超出需要的信息，也就是说沟通的信息量应有适度要求。过多的信息量将会降低接受信息者收获信息的有效率。因此，书面沟通中应以每段不超过100字的段落组成，每段着重表现一个主题。每篇书函表达的主要话题最好不多于两个。若信息量较大，信息内容较繁琐，可选择使用小标题，或列清单的方式。例如： 　　混乱：For our needs，then，the most appropriate in-service training method is web-based instruction. This training is least expensive， allows employees to remain at their own workstations while improving their skills， affords constant awarenes