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基于Excel小型企业通用账务处理系统设计 　　[摘 要] 将Excel与VBA语言有机结合,可以巧妙地设计出一套功能完善#65380;适应小型企业的通用账务处理核算系统,具有其他计算机语言系统无法比拟的设计效率#65377;系统当录入记账凭证后,自动复式登记账簿,随即生成即时会计报表#65377; 　　[关键词] 小型企业;通用账务处理系统;Excel电子表格;VBA语言;互补机制 　　[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)11-0004-03 　　 　　Excel作为通用账务处理核算系统设计平台,其工作表有集表单设计#65380;数据库设计为一体的优势,采用Excel及VBA语言的互补机制即可完成系统的所有功能设计#65377;记账凭证和会计报表的格式为固定行列格式,直接使用Excel的菜单“格式”单命令和公式自定义设计即可;而账页为固定列项#65380;变动行格式,行数需要由程序控制;记账凭证的数据校验功能,以及由记账凭证登记到相关账页,则由VBA语言编程转换#65377; 　　 　　一#65380;凭证#65380;账簿和会计报表数据的组织 　　 　　设置账户余额#65380;记账凭证#65380;账簿#65380;会计报表工作表为数据表,记账凭证#65380;账簿和会计报表的格式均采用Excel电子表格直接仿真设计#65377;其中,为记账凭证设置一个名为“填制凭证”的工作表(如表1所示);为建账专门设置了一个“账户余额”工作表,以管理维护账户,录入或结转有关账户期初余额;为每个账户分别设置一张以账户名称命名的独立工作表#65377;资产负债表和损益表各自占据一张工作表,报表各项目数据直接用公式从对应的账户账页中引用获取#65377; 　　 　　二#65380;凭证处理模块的设计 　　 　　凭证处理模块设计界面如图1所示,包含填制凭证#65380;确认凭证两个对凭证处理的主要命令按钮,命令按钮名称分别为CommandButton 1#65380;CommandButton 2#65377; 　　[填制凭证]命令按钮的功能为:程序自动编凭证号,并接受用户键盘录入记账凭证的各要素数据#65377;其中,借贷方总账账户#65380;明细分类账户#65380;会计主管#65380;制单#65380;复核#65380;出纳等数据为用户选择录入数据#65377;当用户将鼠标移动到相应的单元格,选择需输入数据的单元位置后,单元格下侧自动弹出显示备选数据列表框,供用户用鼠标左键单击选择#65377;账户名称列表框的设计方法是:第一步,将账户分类在“账户余额”工作表中列表输入后备用;第二步,选择“填制凭证”工作表记账凭证格式中需录入账户的单元格,选用[数据]菜单的[数据有效性]命令,再选择弹出页面的[设置]分页的[有效性条件允许]项目的[序列]子项,然后在[来源]项目中录入数据源区域――选择“账户余额”工作表已输入的备用账户名称数据区域,最后按[确定]按钮#65377; 　　 　　记账凭证的设计格式设置见表1“填制凭证”工作表#65377;借贷方的金额合计由Excel公式自定义实现,借方金额的合计数单元格E10的计算公式为sum(E6∶E9),贷方金额的合计数单元格H10的计算公式为sum(H6∶H9)#65377; 　　 　　表1 填制凭证工作表 　　 　　[确认凭证]命令按钮的功能为:校验记账凭证要素数据的正确性,如果记账凭证要素中,有无效数据(日期#65380;摘要#65380;账户名称及金额未输入;借贷方金额合计不相等;借贷方账户名称重复)时系统提示错误,期待用户修改,最后将凭证要素齐全并符合借贷记账法规则的记账凭证自动记入到凭证库中备查#65377;采用VBA语言实现借贷方金额核对功能的程序如下: 　　Private Sub确认凭证() 　　 Sheets (＂填制凭证＂). Select 　　If Cells(10, 5) Cells(10,8) Then 　　 MsgBox (＂借贷金额不相等!请检查修改!＂) 　　 Cells(6, 5). Select 　　 Exit Sub＇借贷方金额不等时,则不允许登记账簿 　　 End If 　　CommandButton2.Enabled = False ＇该属性控制操作进程,借贷相等时激活登记账簿命令按钮 　　CommandButton3.Enabled = True 　　End Sub 　　 　　三#65380;登记账簿功能的设计 　　 　　 [登记账簿]命令按钮的功能:程序将记账凭证上的借贷方数据分别登记到相应的账页中#65377;各账户期初余额#65380