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基于SharePoint平台企业项目管理应用研究 　　摘要:从企业项目文档管理的实际需求出发,借用微软SharePoint平台,设计实现了一个基于Web服务的文档管理系统。在系统中采用了基于Windows SharePoint Server平台的文档管理关键技术,基于工作流的动态文档管理,使用了一种基于Web服务的文档工作流处理结构,处理文档的审批流转。设计使用多文档库,并集成外部Web部件对文档库视图权限限制,增加文档安全性。 　　关键词:SharePoint 文档管理 工作流 Web服务 Web部件 　　 　　0 引言 　　项目文档是企业具体项目实施过程中产生的,与项目相关的生产经营活动及管理工作的真实记录,同时又是项目管理的重要依据和凭证。在每个项目的实际运作中,不可避免地会产生大量的文档资料,纸质文档产生了不利于管理、利用及存放等诸多问题,给企业项目的开展带来极大的困扰。电子文档在项目文档管理中的应用提高了项目实施的效率,降低了项目建设和管理的费用。利用计算机对项目文档进行处理,可实现一次录入、多次/多种形式输出,方便随时随地查找并利用,提高了项目人员的工作效率。依据基于微软SharePoint技术架构的文档解决方案为项目文档管理的优化提供了智能化的Web平台,加入知识管理元素,可促进项目文档在其上传、审阅、发布和访问等生命周期的各个阶段中更加有效发挥自身价值,最终设计实现了某企业研发部门文档管理系统。 　　1 文档管理系统功能分析 　　项目文档管理系统是依托计算机及网络技术,在企业内部建立一个集文档上传、审批、流转、存储、查询以及备份为一体的信息系统。实现企业内部文档管理的自动化、信息化,实现办公文档无纸化。本文以某汽车设计院为例进行分析设计,一个完善的企业文档管理系统应该具备以下的功能:对文档知识库全部标题可检索,文档类文件可实现标题和全文检索,并可实现检索信息分类显示、分角色权限查看,实现安全共享;系统能够严格控制研发部门的文档和信息的访问权限,防止机密信息泄露,降低安全问题所带来的风险。系统提供一个统一的协同工作平台,所有用户都在平台下工作,对文档进行集中管理和控制。提供文档版本控制功能,能偶避免多用户同时对某一文档的修改。并且提供灵活的、可视化的文档审批工作流程,提高文档处理效率和写作能力。 　　2 微软SharePoint技术平台简介 　　SharePoint是由微软公司推出的企业级门户平台的一套解决方案,它基于.NET和SQL Server数据库技术,建立在Window Server 2003的基础上。如今微软SharePoint 2007是Microsoft Office 2007系统的一个组件,也是它的中央信息共享平台和协作平台。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技术的一个完整的企业协作应用平台服务器。它通过引入一组集成的服务扩展了WSS 3.0提供的各种功能,如信息共享平台,企业级文档管理平台、工作流平台、业务流程管理框架和开发基础框架,外部网络和互联网门户模板、企业范围内的搜索功能、个性化内容和通知以及扩展的应用程序集成。这些服务可以帮助企业将人员、信息、系统和业务结合在一起,更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。 　　3 基于SharePoint的文档管理系统实现 　　对文档进行科学管理以便使其在学习工作中发挥自身价值需要一个先进技术平台来支持,从文档管理的需求分析来看,要实现项目文档的科学管理,并非一个传统的文档管理系统所能做到的。本文将展示如何在微软SharePoint技术平台下架构文档管理解决方案,实现文档管理系统,对文档进行优化管理。整个项目文档管理系统包括用户管理、项目文档管理、部门文档管理、工作流管理以及搜索管理五个部分。系统架构图如图1所示,系统实现界面如图2所示。 　　3.1 项目、部门文档管理 项目文档库以及部门文档库中包含了文档名称、项目名称、项目阶段、文旦种类、所属模块、责任部门;各个文档库中添加有内置的工作流控制,同时也可以向拥有特殊权限的用户开放直接添加、修改以及删除。系统会根据用户类别自动赋予用户相应权限。同时项库中的文档支持对文档属性的单项筛选和多项筛选。文档管理系统使文档管理变的有序、合理,能够使用户更加有效、快速的利用现有文档,同时利用文档的属性栏,加入了知识管理的特性,使文档信息更加明确化,知识化。特别是工作流的使用,提供高系统文档处理的智能性,减少了文档处理中人的任务,使文档管理变的更加简洁方便。与此同时文档库还提供自定义视图供用户自定义用户自己所需要查看的文档信息,而且可以对这些信息进行分组统计。例如用户可以查看文档库中的所有文档,也可以查看我的文档