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基于ERP采购综合管理系统设计与实现 　　摘 要：文章以笔者所在单位的相关实际应用建设为例，介绍了一种基于ERP的采购综合管理系统的建设。该系统建设基于企业现有的ERP信息系统基础之上，通过系统集成方式，功能涵盖了物资管理、备件管理、设备管理等系统的采购招投标、合同管理、采购执行等业务，并与预算系统、报销系统、办事公开系统形成关联控制。 　　关键词：ERP；采购综合管理；采购过程管理；合同管理；办事公开 　　中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）02-0008-02 　　2011年，行业进一步加大“两项工作”推进力度，深入开展规范“工程投资、物资采购、宣传促销”项目管理工作，扎实推进办事公开民主管理，要求各单位加强信息化建设，充分发挥内部网的作用，梳理业务流程，通过信息化固化运作程序，进一步增强对项目管理的约束力和监管力度，进而全面实现“三项业务”要网上办公，并逐步建立行业“两项工作”常态化、规范化、标准化管理的运行机制。 　　1 系统总体设计 　　1.1 总体架构 　　系统建设的目标是利用现代化管理思想、技术和方法，结合我司的管理实际，对采购管理及其活动进行总体控制和协调管理，优化配置有限资源，规范采购管理业务，促进“两项工作”深入开展，支撑公司战略方针目标的实现。 　　在系统总体设计时，为了保持企业信息化总体建设的连续性和一致性，就必须采用统一的集成应用平台，集中信息资源，协同业务运作为设计思想，结合企业的管理制度和管理模式，建立基于ERP系统的采购综合管理流程。 　　整个系统建设由项目管理、采购计划管理、采购过程管理、辅助管理以及合同管理等功能模块组成，并在各功能模块环节上通过企业ERP系统与物资管理、备件管理、设备管理、预算管理、报销管理、办事公开管理等系统进行数据集成，形成多系统上下贯通、左右衔接的采购综合管理平台，如图1所示。 　　1.2 主要功能模块设计 　　系统各组成模块功能内容如下所述。 　　1.2.1 项目管理 　　项目管理实现投资项目的计划申报（拟建项目、新建项目、续建项目）、项目计划初审和下达，实现企业的审批过程管理，并通过主子项目的维护，汇总后输出数据为国家局投资管理系统提供数据支持，也为企业的采购计划制定提供数据来源，形成企业的投资项目档案库。 　　1.2.2 采购计划管理 　　采购计划由采购承办部门提报的反映其采购需求及实施要求。采购计划实行按年度编制，分月实施的原则。采购计划管理实现企业的整体采购计划库，用于业务需求部门的年度计划制定、汇总上报以及投资管理委员会对整个企业采购计划的批复过程，系统设计引入了“主体”和“归口”的概念，将企业本部、采购、研发、营销等部门作为相对独立的主体管理，且把企业本部作为顶级主体，采购、营销、技术作为二级主体，实现主体的层级关系，遵循统一领导、归口管理的原则，在各主体内和主体间实现采购业务的归口管理，按采购业务的性质、范围来划分职能管理归口，进行归口的业务审批。采购计划功能模块主要包含年度采购计划的编制、申请、归口汇总、审批、调整，计划变更，月度采购计划管理等内容。 　　1.2.3 采购过程管理 　　采购过程管理根据年初董事会决议通过批复的采购方式，实现对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购流程的管理。首先，采购业务活动的开展源于月度采购计划，通过月度采购计划对年度采购计划的分解，实现三项业务数据的管理，并根据年初董事会批复的采购方式走不同的采购过程管理。 　　在采购过程管理中，不同的采购方式流程有不同的过程环节支撑，前一个环节活动结束后才能开展下一个环节工作，做到规范管理与提高效率相结合，其过程的每一个环节支持职能管理部门对采购环节实施全过程在线审批、决议及监督，在采购活动重点环节和关键程序签署相应的审批和监督意见，充分体现了采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，体现了采购活动遵守国家法律法规和规章制度，自觉接受有关行政监督部门和上级主管部门依法进行的监督管理，此外，在每个流程都提供丰富的辅助决策查询和支撑采购过程的材料归集。 　　1.2.4 辅助管理 　　为配合采购过程管理，系统还配套设计了采购辅助管理模块，主要包括专家库、代理机构库管理，为采购过程的业务开展提供代理机构及专家支撑。专家库对企业现有的专家进行分类管理，并提供专家抽取、专家推荐、专家退出以及专家评价等功能；代理机构库管理对招标代理机构信息进行统一管理，并提供代理机构抽取和评价等功能。 　　1.2.5 合同管理 　　合同管理在采购过程确定成交供应商及金额后，进行合同的签订过程管理，实现合同的草拟、送审、会签、生效处理。合同管理设计了合同范本库的管理，为企业合同范本的规范化管理，为业务