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基于学院使命下办公室信息化管理机制研究 　　【摘要】AACSB认证要求所有工作要围绕使命来展开，并且注重认证过程。办公室信息化管理是管理人员结合日常工作来提升管理效率，记录管理过程的有效途径，是实现、保留认证过程的可行方法。本文就办公室信息化管理的重要性、具体内容、当前存在的问题及如何开展办公室信息化工作进行了具体的论述。 　　【关键词】使命；办公室；信息化；机制 　　一、背景 　　国际高等商学院协会（Association to Advance Collegiate Schools of Business，简称AACSB）是全美唯一一所对工商管理及会计专业有鉴定权的权威机构。2013年10月23日，北京联合大学商务学院正式成为国际高等商学院协会（AACSB）的会员单位。这标志学院开始融入全球商学院的大家庭，为未来紧跟世界商科教育的步伐，提升人才培养质量奠定了基础。AACSB标准依据战略管理标准，突出使命的重要性，强调每个商学院都要有一个清晰明确的“使命”描述，学院的一切教学活动都应该为使命的实现而服务，并鼓励学校创办自己的办学特色。 　　二、围绕学院使命开展工作的重要性 　　北京联合大学商务学院未来几年的发展目标是成为国际商学院，目前，已确立了学院使命“践行社会责任，推动应用创新，培养商界骨干，服务区域发展”。 　　AACSB认证标准最重要的特点之一是“围绕使命”。参与认证的学院必须通过详细的使命陈述证明自己的资源和所有努力都围绕学院的教育使命而展开。学院的所有参与者（领导、教师、职工、学生）都应理解使命，明确认识。为了实现使命，学院所做的各种努力不仅仅体现在口头上，更应该体现在具体的行动中。 　　在发展国际商学院的目标下，商务学院管理人员正面临新的挑战，面对新的发展形势，管理人员应从AACSB认证标准及办公国际化角度出发，围绕“学院使命”落实，掌握其内涵，不断提升自身素质、增强业务能力，紧跟学院发展，为学院的使命落实及实现而付出努力。 　　三、什么是办公室信息化管理 　　信息是高校行政管理活动中进行计划、决策、组织、控制的基础和依据，是内部各工作环节相互沟通协调的纽带。传统的行政管理模式仅将信息作为一种管理要素，信息的统计管理工作大多依赖人，各环节间信息交流不畅，影响了管理工作的质量和效率，导致信息准确率不高、信息沟通不畅和资源的浪费。 　　所谓信息化管理是指以现代信息技术为支撑，将信息的产生、收集、处理和传递等作为组织的一项重要职能。加强信息化建设是高校主动适应信息社会的需要，是提高高校行政管理水平的需要，通过新技术新手段的应用，既可提高管理的效率，又可减轻管理者负担，集中主要精力改善管理水平，促使高校行政管理工作更加规范化和透明化。 　　AACSB认证标准另一特点是“重视过程”，体现在学院做的每一个具体的项目和活动，都需要围绕着使命实施战略管理，整合有限资源。在整合资源的过程中，信息是其中的一项重要要素。“重视过程”，就是在工作的过程中，留下痕迹，亦是信息资源的积累过程，管理人员的信息化意识就显得尤为重要，如何使得各个部门之间的信息资源实现共享，如何更好的为领导、师生提供最有效的、最新的数据信息等等，需要管理人员对信息资源进行有序归类及规范整理。结合以上内容可见，办公室信息化管理的重要性及必要性，管理人员增强信息化意识的重要性。 　　四、办公室工作管理中存在的问题 　　AACSB的第三个特点就是“基于证据”，即根据证据判断认证结果。AACSB认证所需的证据和材料必须全面反映学院的管理和教学水平。AACSB认证要求观测学院每个方面每个细节的原始材料，由于AACSB要求学院提供的证据涉及到整个学院的方方面面，所以学院须整合所有力量，包括教职工和学生，共同参与证据的搜集和整理工作。 　　作为综合性服务部门，信息管理工作是办公室工作的重要组成部分。在实际工作过程中，由于学院管理人员有限，采集、跟踪、测量的数据和信息很不完整，很难提供认证所需的有效证据。这暴露了学院管理过程中存在一定问题。 　　（一）管理人员信息素养不足。受传统观念影响，一些管理人员习惯于过去的管理模式，缺乏对信息的敏感度，信息化意识缺乏足够的认识，重视程度不够。 　　（二）数据信息不完整。传统的信息管理模式局限于信息的收集，但缺少对信息的归类整理，为后期的文档资料查阅及档案借阅带来很大的困扰。 　　（三）信息化管理过程中缺乏统一规划。统一规划的缺乏体现在横向部门间和纵向时间上。为适应新要求，管理人员需重点研究流程再造，以便更好地服务于师生。 　　（四）对新信息渠道开发的不足。随着科技的迅速发展，现代信息有着来源广、数量多、传播快的特点，信息的来源已超越传统的模式，不仅仅是通过电视及纸质媒体、网络媒体进行传播，微博、微信等