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基于自定义工作流办公自动化平台研究 　　摘 要：自定义工作流在办公自动化中发挥着重要作用，值得在当前各行业办公室中推广应用。文章首先分别对办公自动化及工作流进行介绍，然后分析了办公自动化平台的需求，最后对实际中办公自动化平台的设计与实现进行了探究。 　　关键词：自定义工作流；办公自动化 　　中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）12-0088-01 　　办公室主要由办公人员及办公设备组成，担负着传达上级命令、整理文件资料、布置会议现场等辅助工作，在企业单位或事业单位中是不可缺少的职位。传统的办公模式效率较低，如审批签字需一级地进行，文件下发依靠手工传递等。随着当前工作量的增加，传统模式的弊端日益显现，为提高工作效率，按时、高效地完成各项工作，必须引进计算机等现代技术，实现电子化、自动化办公。工作流是一种计算机模型，在建立办公自动化平台中有着广泛应用。 　　1 办公自动化和自定义工作流 　　1.1 办公自动化 　　即以计算机为基础，以工作流为关键技术，结合网络通信技术、自动化技术等建立的一种新型高效的办公方式。传统办公模式较为陈旧，难以满足当前要求，而办公自动化则应用诸多高新技术，采用科学的管理方法，能够快速全面地搜集信息，并自动整理归类储存。该模式实现了信息共享，使得办公效率明显提升，在当前各个领域都有应用，如在行政机关中称作电子政务，而在企事业单位则称为OA。办公自动化兴起于20世纪50年代，经过半个多世纪的发展，已实现了一体化的大型网络办公自动化系统，而工作流技术的作用无疑越来越重要。 　　1.2 工作流 　　即利用计算机对部分或全部业务进行自动化、电子化处理的一个办公流程，根据某些规则完成文档资料、信息数据等的传递和执行工作。再简单些讲，工作流就是利用计算机网络代替传统的手工、纸张等形式，将整个工作信息的传递用网页的形式表现，不仅能够储存海量信息，在查询、统计、分析时也较为方便。工作流通常包括固定和自定义两类，前者的用途很明确，设置也固定化，可直接使用；后者则只提供基本要素及运行环境，需要管理员结合自身实际状况和需求，对这些要素加以组合，形成适合自身的流程。显然，自定义工作流的优势较多，但其数据检索效率不如固定工作流，所以在灵活多变的中小企业较为适应，而固定工作流则适用于大型企事业单位。 　　2 办公自动化平台的需求分析 　　2.1 系统框架 　　该平台系统涉及诸多方面，能够完成上下级的命令传递、工作汇报，在整个局域网中实现了信息共享，有利于提高内部管理水平。可将其分为以下模块：系统管理、个人办公管理、公务管理、工作计划管理、公文管理、文档库管理、信息交流管理、信息发布管理、电子签章管理等。以公文管理模块中的收文管理工作为例，主要是办公室对上级来文或命令的处理流程，大致为接收、登记、审批，然后由各个业务部门签收，并办理相关程序。采用办公自动化管理，流程为：对发来的文件进行筛选，若是电子公文，则进行登记工作，然后由各部门签收，归档后进行反馈；在登记完，若遇特殊情况，需经相关领导阅示，待其审核通过后，方能由部门签收。 　　2.2 办公自动化平台中对工作流的需求 　　工作流在办公自动化中的作用越来越重要，在传统以表单为主的文件办公形式的基础上加以改进，进一步深入到数据层，能更精确地掌控数据信息。工作流主要包括以下几种模型： 　　①回退任务模型。很多已经申请或处理过的业务，可能会被退回来要求重新处理； 　　②提醒任务模型。对于很多有时间日期限制的业务，逾期可能作废。这就要求对任务的时间加以约束，并设定一时间加以提醒。 　　③抄送任务模型。对于已经处理好的业务，经常需对其进行归档或转发。 　　④动态任务模型。如会议管理，在安排好之后需要通知与会者，而与会者并不确定。因此需要动态地根据与会者的情况，生成会议通知任务实例。 　　3 办公自动化平台的设计与实现 　　3.1 设计原则 　　①网络化，办公平台的构建可在广域网上进行，也可选择局域网。客户端通过浏览器便可实现远程办公，以网络化代替传统的办公模式，打破了时间、地理位置的限制； 　　②动态化，企业内部组织结构、业务流程以及人员管理等都有着很大差别，而且要实时做出相应的调整。为满足这一要求，办公自动化平台应具有良好的动态性和灵活性。 　　③个性化，企业全部信息都汇集在这一平台上，并划分为个性化的模块，向全体员工展示。员工可直接点击感兴趣的模块加以了解，实现人性化管理。 　　④安全性，因平台具有开放性，所以务必要重视其安全性。通过各种措施保障数据信息的安全和完整，为系统正常运行提供一个良好的环境。通常采取身份认证、用户操作监控等方式。 　　3.2 平台安装 　　以某单位办公室为例，其办公自动